Shankill, Ballybrack & District Credit Union Ltd. (SBCU)

SBCU hat die herkömmlichen Papierunterlagen für den Vorstand durch das sichere und schnelle elektronische File-Sharing mit Intralinks VIA® ersetzt. Damit können die Vorstandsmitglieder von jedem Ort aus auf vertrauliche Informationen zugreifen.

Shankill, Ballybrack and District Credit Union Ltd.

Shankill, Ballybrack & District Credit Union Ltd. (SBCU) bietet seinen Mitgliedern seit 1965 ein umfassendes Portfolio an Finanzdienst leistungen an. Im Gegensatz zu anderen Finanzinstituten konzentriert sich SBCU ausschließlich auf seine Mitglieder, die gleichzeitig Eigentümer sind. Der Vorstand von SBCU und die Mitglieder des Aufsichtsbeirats arbeiten ehrenamtlich und werden von den Mitgliedern gewählt.

Die Situation

CEO Michael Byrne tauschte tagtäglich vertrauliche Kundendaten mit Vorstandsmitgliedern und dem Beirat aus – in Papierform. Die Zusammenstellung und Weiterleitung dieser Dokumente war nicht nur aufwändig, sondern nahm auch viel Zeit in Anspruch. Ein Grund dafür sind die strengen Datenschutzauflagen von SBCU. Michael Byrne wollte die Zusammenarbeit verbessern und suchte nach einer elektronischen File-Sharing-Plattform, mit der eine sichere und schnelle Kommunikation möglich war.

„Viele Unternehmen entscheiden sich für Wege der Zusammenarbeit, die Sicherheitslücken aufweisen, nur weil sie einfacher zu bedienen und bereitzustellen sind“, erzählt Michael Byrne. „Das kann aber zu folgenschweren Datenlecks und einer versehentlichen Preisgabe von Kundendaten führen.“ Michael Byrne waren die herausragende Sicherheit sowie die intuitive Bedienung und übersichtliche Benutzeroberfläche wichtig, damit sich die Anwender schnell einarbeiten konnten.

Die Lösung

Nach einer umfassenden Suche entschied sich SBCU schließlich für Intralinks VIA. Damit hat SBCU alle nötigen Funktionen für die Zusammenarb eit in einer einzigen Lösung. Außerdem ist die Lösung sowohl äußerst sicher als auch einfach in der Administration und Bedienung.

Der Vorstand konnte Intralinks VIA sofort nutzen. Die Technologie hilft jetzt dabei, die Best Practices von SBCU umzusetzen. Das Unternehmen nutzt Intralinks VIA auch als Datenspeicher für wichtige Dokumente und Inhalte, z. B . Prozess- und Schulungsanleitungen oder Lernvideos.

Das Ergebnis

Mit Intralinks VIA spart SBCU wertvolle Zeit. Dazu Michael Byrne: „Mit Intralinks VIA dauert es nur noch halb so lange, Vorstandsdokumente zusammenzustellen, in Umlauf zu bringen und zu verwalten.“ Führungskräfte können jetzt schneller auf elektronische Berichte zugreifen und diese prüfen, als das vorh er im Papierformat möglich war. Michael Byrne und auch die anderen Anwender haben jetzt wieder mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

Intralinks VIA-Arbeitsbereiche können im Handumdrehen erstellt werden, damit der Vorstand einfach untereinander und mit dem CEO kommunizieren kann. Außerdem gibt es einen vollständigen Audit-Trail, der absolute Transparenz gewährleistet. Werden Inhalte durch einen Anwender aktualisiert oder wird ein Dokument zu einem Arbeitsbereich hinzugefügt, versendet Intralinks VIA umgehend eine entsprechende Benachrichtigung an alle relevanten Anwender. Somit kann der Vorstand eine Single Source of Truth (SSOT) zurückgreifen.

Unterwegs nutzt Michael Byrne die Ordner von Intralinks VIA, um auf Dateien zuzugreifen, sie zu bearbeiten und zu synchronisieren. Über das Plug-In für Microsoft Outlook kann Byrne direkt über einen E-Mail-Anhang einen sicheren Arbeitsbereich erstellen.

Die Intralinks-Lösung wird vornehmlich von den SBCU-Mitgliedern genutzt, aber auch Auditoren oder Subunternehmer greifen über VIA auf Inhalte zu. Die SBCU-Mitarbeiter können die Zugriffsrechte für Arbeitsbereiche für das externe File-Sharing und die Zusammenarbeit einschränken.

„Mit Intralinks VIA kann ich alle Inhalte kontrollieren und habe für jedes einzelne Dokument einen vollständigen Audit-Trail“, erklärt Michael Byrne. „So lassen sich die Risiken im gesamten Unternehmen besser verwalten. Dazu brauche ich nicht mal die Hilfe der IT-Abteilung. Ich würde Intralinks VIA sofort weiterempfehlen.“

2. June 2015