6 maneras prácticas de prepararse para su próxima auditoría de cumplimiento
21 octubre 2015
El agravante de la situación actual: las auditorías reglamentarios son cada vez más complejas y el tiempo de preparación es cada vez menor. ¿Cuál es la mejor manera de prepararse de un modo exhaustivo y eficiente? Aquí le ofrecemos seis consejos prácticos que pueden ayudarlo a prepararse para la auditoría rápidamente.
- Identifique las principales áreas de preocupación de los auditores: la gobernanza de datos y los controles internos siguen ocupando el centro de atención, pero lo comparten con una nueva preocupación: las cyber amenazas y las vulnerabilidades de la tecnología informáticaen las firmas y en los proveedores externos. Esté preparado para una revisión intensiva con énfasis en el control de los riesgos y en la planificación de la continuidad comercial después de un desastre. También se analizará la eficacia de los controles para combatir las amenazas provenientes de los fraudes en el procesamiento de transacciones y los métodos sofisticados de lavado de dinero.
- Realice una evaluación de riesgos previa a la auditoría: antes de la auditoría, es buena idea realizar una evaluación interna del riesgo, ya sea de manera independiente o con la ayuda de un consultor externo. Este enfoque proactivo a la administración del riesgo permite:
- Identificar los principales riesgos
- Evaluar los controles del riesgo y su eficacia
- Identificar brechas en la cobertura de riesgos
- Mostrar pruebas de cumplimiento
Si descubre algún problema, informe al oficial de cumplimiento para que se ocupe.
- Repase su respuesta a auditorías anteriores:si fue necesario tomar medidas correctivas tras una auditoría, averigüe si los cambios se realizaron y se documentaron. Y si no se tomaron las medidas, averigüe la razón. Aborde las cuestiones pendientes anotando el progreso realizado hasta la fecha y la fecha prevista de finalización. No olvide los reclamos de los clientes. Compruebe que se hayan abordado y que los cambios subsiguientes en los controles se hayan documentado.
- Designe a una persona clave para que administre el proceso antes y durante la auditoría: seleccione a una persona puntual para que actúe como administrador de la auditoría. Esta persona se asegurará de que los auditores reciban la información necesaria de manera oportuna y será el enlace entre los auditores y los jefes de departamento. ¿Quién es un buen candidato para este trabajo? Alguien que conozca bien las políticas, los procedimientos y las prácticas de control de riesgos de la firma, y las pueda comunicar de manera precisa. Debe ser sumamente organizado y detallista, ya que es necesario administrar muchos documentos confidenciales muy específicos. En el plano personal, el administrador de la auditoría debe ser seguro y tener vocación de servicio. Tratar con los organismos de reglamentación puede ser intimidante, así que es ideal una persona que sea imperturbable bajo presión. También debe ser receptivo a las solicitudes y ser capaz de proporcionar información de manera rápida… ¡y amablemente!
- Realice toda la capacitación sobre cumplimiento que sea necesaria: la capacitación integral y actualizada en materia de cumplimiento es uno de los criterios que usan los auditores para determinar si la firma cuenta con un programa sólido de administración del cumplimiento y si existe una “cultura de cumplimiento”. Repase los registros de capacitación y elimine las brechas en el programa de capacitación antes de la auditoría.
- Instruya al personal clave: instruya a los jefes funcionales y de departamento para que estén preparados para dar respuestas precisas y coherentes a los auditores. También debe instruir al Consejo Directivo de la firma. Dada la responsabilidad del Consejo en la supervisión del cumplimiento, cada miembro debe tener un informe completo de los hallazgos de la evaluación previa a la auditoría y estar preparado para responder las preguntas de los auditores.
La necesidad de prepararse de manera integral para la auditoría en un poco tiempo es la “nueva norma”. Al estructurar la preparación como un proceso repetible de múltiples etapas, resulta mucho menos complicada y es más probable que se obtengan resultados positivos. ¿No es eso lo que toda firma quiere?
Aprenda cómo Intralinks VIA® ayuda a los profesionales de gobernanza, riesgo y cumplimiento a mantener el control del proceso de cumplimiento reglamentario desde el primer día.
