Optimice el trabajo más allá de las fronteras: libere el contenido y dele un propósito

Carta abierta de Ron Hovsepian, CEO de Intralinks 

Estimados clientes:

La colaboración empresarial tradicional no está siendo muy eficaz. En las dos últimas décadas, ha habido un incremento del 50 por ciento en la cantidad de tiempo que dedicamos a colaborar y compartir información, según la revista Harvard Business Review. Actualmente, pasamos más del 80 por ciento de nuestras horas laborales en reuniones, llamadas, correos electrónicos u otras actividades relacionadas tratando de reconstruir toda esa información desconectada, lo que nos deja poco tiempo para hacer nuestro trabajo. Y las herramientas como el correo electrónico, los sitios FTP y las memorias USB crean las condiciones para que haya fugas de datos y riesgos para la seguridad.

Al mismo tiempo, los directivos de las empresas deben establecer nuevas asociaciones, profundizar las relaciones con los clientes, mejorar los procesos de suministro y administrar complejas exigencias reglamentarias. Como notará, todas estas tareas requieren compartir información de manera segura y colaborar más allá de los límites empresariales y geográficos. En mi opinión, muchas iniciativas de transformación digital en las organizaciones nacen del intento de responder a estos desafíos, pero el mercado de la colaboración no sigue el ritmo de las necesidades empresariales actuales. Las tecnologías de colaboración han ayudado a mejorar la eficiencia de la organización, pero deben cambiar para poder resolver los problemas que plantea la transformación digital de las empresas.

Esto adquiere especial relevancia porque, como cada vez son más las empresas que adoptan la nube, cada vez es más fácil acceder a la información. Sin embargo, recrear la estructura tradicional de carpetas de archivos en la nube no mejora la productividad; solo genera más silos. Necesitamos un paradigma diferente. Los equipos necesitan crear espacios de trabajo virtuales para procesos empresariales específicos. En los próximos cinco años, la ventaja competitiva dependerá más de lograr que el contenido circule por ecosistemas empresariales más amplios que de mejorar los sistemas de registro detrás del firewall. Las empresas necesitan lo que algunos analistas del sector llaman “sistemas de participación”, un concepto que establece que la información solo cobra vida cuando se utiliza y se actúa en función de ella. Sin embargo, muchas tecnologías no dan cuenta de casos de uso de negocio específicos o de los requisitos de seguridad y cumplimiento inherentes a la información en movimiento. El desafío consiste en controlar el flujo de información durante todo el ciclo de vida del contenido —incluso después de compartirlo de manera externa— y mantener la capacidad de “limpiar” los residuos digitales potencialmente tóxicos que genera la colaboración cuando no se hace correctamente.

Veo el efecto de la crisis de la colaboración en toda su magnitud cuando visito a los clientes. Cada vez nos piden con más frecuencia que los ayudemos a resolver un creciente abanico de casos caracterizados por el uso intensivo de contenido. Se trate de un banco preocupado por cumplir con las normas contra el lavado de dinero, de un fabricante de alta tecnología que necesita controlar la circulación global de contenido de investigación y desarrollo, o del departamento de marketing de una compañía de ciencias de la vida que necesita distribuir datos a organismos externos, los requisitos de colaboración están cambiando. Las organizaciones necesitan tecnologías que liberen el contenido, pero al mismo tiempo les permitan controlarlo durante todo su ciclo de vida.

Content Collaboration Network, nuestra red de colaboración en contenido 

Las empresas de hoy necesitan un medio para conectar eficientemente a personas, procesos y contenido a través de una plataforma segura. Al ofrecer la posibilidad de almacenar, distribuir y colaborar en todo el contenido empresarial a través de una red más amplia, las organizaciones pueden recuperar el control de la información empresarial y los trabajadores pueden recuperar el control de su tiempo. Esta red se llama Intralinks Content Collaboration Network™, un concepto que incorpora su inversión actual en almacenamiento, seguridad, administración de procesos y administración de contenido, y extiende el valor de esos activos de manera segura para que usted pueda colaborar más allá de los límites de la organización.

No queremos reemplazar las infraestructuras de almacenamiento o administración de contenido existentes, sino trabajar con esas inversiones existentes. Por eso, nos hemos centrado en crear una plataforma que permita a los usuarios empresariales organizar y controlar sus espacios de trabajo, y que deje que el contenido atraviese el perímetro de la empresa de manera segura y conforme a las normas. Como cliente, usted podrá vincular múltiples repositorios de contenido locales y en la nube con la plataforma Intralinks a fin de crear una red global para el intercambio seguro de contenido. Content Collaboration Network también ofrecerá funciones de elaboración de informes con auditabilidad completa para demostrar quién ha recibido el contenido, cuándo se ha tenido acceso ese contenido y con qué frecuencia ha sido visto.

Hemos desarrollado la plataforma Intralinks para establecer una red de colaboración en contenido y abordar los desafíos esenciales que enfrentan las empresas en relación con la colaboración:

• Productividad empresarial: Conecta a personas y a equipos de diferentes compañías o ubicaciones con el contenido correcto y con flujos de trabajo específicos para acelerar las comunicaciones con los clientes, las actividades de due diligence en las fusiones y adquisiciones, los ensayos clínicos, la administración de proveedores y muchos otros casos de uso.
• Seguridad de la información: Protege los datos a nivel de los archivos durante todo su ciclo de vida, incluso más allá del firewall, con la simplicidad de un clic.
• Gobernanza y cumplimiento: Permite cumplir con las leyes de privacidad de los datos que afectan dónde se almacena, se procesa y se transfiere el contenido ahora y a medida que estas normas evolucionan y cambian.
• Conectividad perfecta: Permite extender el contenido desde los sistemas de almacenamiento existentes para permitir la interacción con una red de colaboración externa.

Es poco realista querer vigilar toda la creación de contenido, pero, una vez creado el contenido, usted puede controlar su circulación e influir en su valor empresarial. Es hora de que examine sus iniciativas empresariales para determinar qué parte de los procesos puede mejorar al permitir que el contenido atraviese libremente las fronteras de su organización. Pregúntese lo siguiente: ¿Los procesos de colaboración que utiliza actualmente cumplen con sus metas en materia de eficiencia y materialización de los beneficios? ¿Con qué facilidad puede dejar de compartir el contenido para evitar las fugas de datos una vez que el contenido sale de la organización? ¿Sus equipos de trabajo colaboran de manera segura o simplemente establecen frágiles conexiones punto a punto? ¿Sus equipos están trabajando a espaldas de TI para evitar que les digan que no pueden usar determinadas aplicaciones?

Nos encantaría responder estas preguntas y mostrarle cómo podemos ayudar.

Para conocer más detalles acerca de cómo mejorar la productividad empresarial a través de una red de colaboración en contenido escalable, lo invitamos a participar en nuestro próximo seminario web. Puede registrarse aquí. Para obtener más información acerca de diferentes casos de uso, visite nuestra tienda de soluciones.

Atentamente,

Ron Hovsepian, CEO de Intralinks