RPC

A principios de 2015, la firma internacional de abogados Reynolds Porter Chamberlain LLP (RPC) identificó la necesidad de compartir grandes volúmenes de información jurídica confidencial sin exponerse a los riesgos de incumplimiento o pérdida de datos. La solución fue implementar Intralinks VIA® para todos sus empleados.

Reynolds Porter Chamberlain LLP uses Intralinks VIA®

RPC

RPC es una firma de abogados moderna, progresista y orientada al ámbito comercial, con oficinas en Londres, Bristol, Hong Kong y Singapur. Sus abogados, líderes en el mercado, prestan servicios jurídicos de primera calidad a empresas internacionales en una amplia variedad de industrias, sectores y prácticas.

Situación

Desde hacía un par de años, el equipo de TI de RPC había estado advirtiendo que todas las áreas de la empresa necesitaban un método seguro y práctico para compartir grandes cantidades de información digital. 

En primer lugar, las comunicaciones con los clientes habitualmente requerían compartir cientos de documentos confidenciales a través de canales en línea. Sin embargo, también existían otros casos de uso compartido de información que requerían una alternativa más segura. El equipo de marketing, por ejemplo, compartía grandes archivos con un gran número de agencias externas de diversos tipos, y la enorme población de litigantes de la compañía transmitía constantemente una gran cantidad de datos electrónicos. A su vez, el sector corporativo/transaccional de la empresa necesitaba ver y compartir grandes volúmenes de documentos para las actividades de due diligence.

RPC ya contaba con sitios FTP en toda la organización, pero resultaban complicados y, si bien eran adecuados para los equipos de negocios de la firma, no eran ideales para sus abogados. 

Según Julie Berry, directora de TI e infraestructura de RPC, “Los empleados generalmente utilizaban el correo electrónico para transferir gran cantidad de información confidencial. Al analizar el tráfico de correo electrónico, notamos que a menudo enviaban cientos de correos electrónicos con muchos documentos adjuntos. Dado el tamaño y el volumen de los archivos involucrados, esto simplemente no era práctico”.

Además, debido a la creciente cantidad de leyes relacionadas con la protección y la privacidad de datos, para RPC era importante tener control sobre la información que se compartía más allá del firewall de la compañía. Por lo tanto, no se podía proteger la información confidencial utilizando sistemas de uso compartido de archivos para el consumidor.

“Los abogados deben ser conscientes de que esas no son soluciones empresariales y que no deben usarlas para compartir información confidencial”, explica Berry.

“Aunque el iPad les pertenezca, la información que comparten pertenece a la organización y es preciso compartirla de una manera segura y responsable”.

Si bien RPC podría haber tomado algunas medidas para evitar que sus empleados filtraran accidentalmente información de la compañía o de los clientes, como crear listas negras o bloquear el uso de un servicio gratuito de uso compartido de archivos, estas nunca habrían sido una solución suficiente para el problema.

En consecuencia, RPC decidió implementar una alternativa al correo electrónico y las plataformas para consumidores, que combinara una interfaz sencilla con funcionalidades de seguridad de nivel empresarial.

Solución

“Las firmas de abogados están reglamentadas”, dice Berry, “por lo tanto, necesitan garantizar la seguridad en el tratamiento de los datos de sus clientes”.

Dada la necesidad de combinar seguridad y practicidad para manejar el enorme volumen de datos involucrados, la firma necesitaba una solución hospedada que se pudiera administrar de manera centralizada y permitiera el fácil acceso y uso por parte de los empleados.

Intralinks VIA® logró satisfacer el requisito de RPC de contar con una solución que ofreciera la posibilidad de cargar gran cantidad de datos en una ubicación segura desde donde los destinatarios pudieran descargarlos y que pudiera cancelarse una vez transcurrido un plazo determinado.

RPC puso a su equipo de reprografía y soporte técnico de TI al tanto de la nueva ecnología y lo que ofrecía, y difundió la información de manera más generalizada a través de sus abogados, su foro de TI y sus gerentes de dotación de recursos.

Los beneficios

Actualmente, la firma utiliza Intralinks VIA para transferir grandes cantidades de documentos.

La solución ha respondido a la necesidad de RPC de contar con seguridad y practicidad para el manejo de grandes cantidades de datos.

“Con la solución instalada”, dice Berry, “nuestros abogados pueden decirles a sus clientes que, si es necesario, es posible configurar un espacio donde ellos pueden cargar documentos y nosotros podemos descargarlos”.

“Lo más importante”, continúa, “es que hemos solucionado una molestia continua”.

“En cuanto a la evolución de las necesidades empresariales, para la firma esta solución es tan elemental como lo era una máquina franqueadora o una suscripción a un servicio de envío de documentos en el pasado. Esta tecnología es el equivalente moderno y seguro al envío de documentos en una camioneta de correo privado”.

 

9 May 2016