Maurel & Prom

Contexte

En tant que deuxième plus grande compagnie pétrolière de France, Maurel & Prom conduit des activités d’exploration pétrolière et gazière dans une dizaine de pays sur quatre continents. Au cours de la dernière décennie, l’entreprise a réalisé plus de 100 forages d’exploration avec un taux de réussite dépassant 46 %, un résultat impressionnant par rapport aux normes de l’industrie. Pour atténuer le risque de forages d’exploration se révélant non productifs, les sociétés d’exploration énergétique diversifient leur portefeuille en achetant et en vendant régulièrement des participations dans différents chantiers pétrolifères à travers le monde.

Dans le cadre des négociations qui ont lieu pendant le processus de diversification de portefeuille, Maurel & Prom a besoin de partager des modèles pétroliers confidentiels (simulations informatiques complexes cartographiant les couches géologiques et identifiant les sources possibles de pétrole) avec des partenaires potentiels. « Nous devons mettre ces très gros fichiers dans un seul emplacement, après quoi quelqu’un en Amérique du Sud ou en Afrique doit pouvoir les télécharger rapidement », explique Duncan Williams, conseiller juridique général de Maurel & Prom. « À l’évidence, un système très rapide est nécessaire. »

Duncan Williams ajoute que la sécurité de la plateforme utilisée pour partager ces fichiers est primordiale : « Nous sommes une société cotée en bourse avec une capitalisation boursière d’1,4 million d’euros, donc les informations concernant la quantité de pétrole dont nous disposons et sa localisation sont incroyablement sensibles. En cas de fuites, l’impact sur le prix de notre action serait évidemment énorme. »

Maurel & Prom conduisait au départ son activité au sein d’une Data Room virtuelle (VDR) élémentaire, espace de réunion sécurisé et partagé dans le cloud. Si ses fournisseurs de VDR offraient effectivement une méthode sécurisée pour partager des documents exclusifs, des problèmes techniques au niveau logiciel ralentissaient régulièrement la préparation des transactions et le processus de négociation. « Avec chaque transaction, nous perdions quelques jours de productivité à cause de problèmes liés à des mises à jour de Java et à des configurations de firewall », explique-t-il. « Le processus était vraiment fastidieux. »

De plus, le système Web du précédent fournisseur de VDR permettant de télécharger des fichiers volumineux vers la VDR était beaucoup plus lent, et forçait les utilisateurs à envoyer physiquement des disques durs en courrier express et à attendre que leurs données soient ajoutées manuellement par le fournisseur de VDR. « En gros, nous avons perdu une semaine à mettre en route notre Data Room parce qu’une fois qu’un document faisait plus que 60 Mo, il ne pouvait pas être envoyé vers le cloud par le Web. Il fallait envoyer un disque », se souvient Duncan Williams.

Tous ces problèmes ont conduit Maurel & Prom à rechercher une autre solution qui puisse à la fois répondre à ses besoins de sécurité et permettre aux utilisateurs de télécharger, organiser et archiver rapidement ses fichiers volumineux de transaction.

Solution

Alors qu’il travaillait à la vente d’un actif avec un conseiller financier, le service juridique de Maurel & Prom a découvert Intralinks Dealspace®, une solution avancée de Data Room virtuelle qui aide les entreprises à partager facilement des documents confidentiels tout en gérant qui y a accès et pendant combien de temps.

« Nous avons été impressionnés par la vitesse d’Intralinks Dealspace, et l’interface est beaucoup plus agréable que les autres Data Rooms que nous avons vues », indique Duncan Williams. « La solution s’est avérée très flexible et beaucoup plus facile à organiser que ce que nous utilisions auparavant. On avait l’impression qu’il y avait toute une équipe travaillant en arrière-plan pour que tout fonctionne en douceur. »

Confronté à des affaires impliquant souvent des dizaines d’intervenants internes et externes, Duncan Williams a apprécié la façon dont Intralinks Dealspace permet de définir différents niveaux d’autorisation pour accéder aux contenus classifiés. Et comme les performances d’Intralinks Dealspace surpassent de beaucoup celles de la solution de VDR précédente de Maurel & Prom, les utilisateurs peuvent désormais télécharger vers le cloud des modèles pétroliers et autres fichiers volumineux par Internet plutôt que d’envoyer physiquement des disques durs par courrier express.

Avantages

Grâce à Intralinks Dealspace, Maurel & Prom consacre beaucoup moins de temps à organiser et à chercher des documents, et plus de temps à se concentrer sur son activité et conclure des affaires.

« Nous avons récupéré environ 30 % de notre temps. Il est beaucoup plus facile de télécharger des documents vers la Data Room, de créer des groupes et d’y inviter des personnes, et de trouver et d’ouvrir ce dont on a besoin », affirme Duncan Williams. « Il y a beaucoup moins d’explications à donner et d’appels téléphoniques nerveux de personnes qui ne comprennent pas ce qui se passe. »

Duncan Williams ajoute que l’assistance technique d’Intralinks Dealspace a permis des gains de temps supplémentaires pour ses équipes de négociation.

« Le point clé en ce qui nous concerne est que nous n’avons plus à passer beaucoup de temps à gérer des aspects techniques », explique-t-il. « Nous pouvons simplement appeler Intralinks et leur dire : “Merci de faire cela”, et ils le font. L’équipe d’assistance technique est fantastique. »