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Premiership Rugby assure la protection de ses documents avec Intralinks®

Premiership Rugby représente les 12 clubs de rugby professionnels anglais qui participent aux compétitions suivantes : Aviva Premiership Rugby, European Rugby Champions Cup et European Challenge Cup.

À propos de Premiership

Rugby Premiership Rugby représente les 12 clubs de rugby professionnels anglais qui participent aux compétitions suivantes : Aviva Premiership Rugby, European Rugby Champions Cup et European Challenge Cup. Premiership Rugby représente ces clubs dans le cadre des négociations commerciales engagées avec les partenaires, les diffuseurs et les sponsors. Cette organisation est également responsable du respect des critères relatifs au plafonnement des salaires et aux normes minimales, ainsi que de l’autorité déléguée par la Rugby Football Union concernant la gestion et l’administration des 135 matches de la compétition Aviva Premiership Rugby, dont 69 sont diffusés en direct sur BT Sport et distribués dans le monde entier.

La mêlée

Le service Partenariats de Premiership Rugby est responsable de la gestion des relations avec les sponsors officiels, les partenaires, les fournisseurs et les partenaires potentiels. Avant sa collaboration avec Intralinks, la protection des documents était un processus laborieux pour ce service.

Comme chacun de ses partenaires travaille avec un réseau international d’agences marketing et d’intervenants en interne, tous doivent être étroitement impliqués dans l’orchestration des accords de sponsoring et la création des supports marketing. Ces réseaux étant extrêmement denses, la responsabilité de veiller à ce que les bonnes personnes puissent accéder aux contenus confidentiels au sein d’un environnement contrôlé était devenue trop lourde à gérer pour le service Partenariats.

« Nous en étions au point où on ne savait plus du tout qui avait accès à quel document », explique Paul Sherrell, directeur du service Partenariats chez Premiership Rugby. « Nous avions recours à l’e-mail, aux coursiers ainsi qu’aux outils de partage et synchronisation grand public pour envoyer des fichiers confidentiels très volumineux à nos partenaires et à leurs réseaux. Mais nous n’avions aucun contrôle sur l’identité des personnes qui avaient accès à ces documents, et nous perdions un temps fou à essayer différentes méthodes, toutes aussi peu sécurisées les unes que les autres, pour envoyer nos fichiers aux utilisateurs. »

Premiership Rugby a pris conscience de ce problème, qui s’aggravait inexorablement au fil des nouveaux accords de sponsoring, et a réalisé qu’il lui fallait mettre en place un référentiel central au sein duquel il serait possible de créer des espaces de travail pour permettre une collaboration spécifique avec chaque partenaire, tout en maintenant un contrôle sur l’identité des personnes pouvant accéder à chaque fichier, ainsi que sur la durée de validité des autorisations.

Transition vers la solution Intralinks VIA®

Premiership Rugby a décidé de déployer la solution Intralinks VIA® pour partager ses informations confidentielles avec ses partenaires. Grâce à Intralinks VIA, Premiership Rugby est désormais en mesure de communiquer avec son réseau dans un cadre sécurisé, ce qui lui permet de partager des informations confidentielles (négociations contractuelles, présentations, directives, banques d’images, processus critiques, etc.) avec les centaines d’utilisateurs associés à ses organisations partenaires.

« Nous avons choisi de travailler avec Intralinks car ils sont reconnus pour leur travail auprès de secteurs fortement réglementés, pour lesquels la protection des données et des ressources de propriété intellectuelle stratégiques revêtent des enjeux critiques », poursuit Paul Sherrell.

Intralinks VIA est une solution de collaboration à la fois simple et robuste, qui offre aux professionnels les plus exigeants la flexibilité dont ils ont besoin pour échanger des documents et travailler à partir des appareils de leur choix, où qu’ils se trouvent. Intralinks VIA vous permet de synchroniser et partager des fichiers (ainsi que de les supprimer grâce à la fonctionnalité UNshare®), de travailler efficacement sur des projets de groupe, et d’avoir recours à la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) pour filigraner les fichiers confidentiels. L’ensemble des contenus et des documents peuvent ainsi être gérés dans un cadre parfaitement sécurisé, partout où ils ont été diffusés.

Paul Sherrell poursuit : « Si par exemple je travaille avec le réseau d’un partenaire basé en Thaïlande, et si certains de ses utilisateurs demandent à recevoir les directives Premiership Rugby en matière d’identité de marque, de spécifications LED et de publicités grand écran, il me suffit de créer différents espaces de travail au sein d’Intralinks VIA. Je peux charger les fichiers nécessaires sur ces espaces de travail et, si le degré de confidentialité des contenus l’exige, filigraner les fichiers et fixer une période limite pour l’existence des documents. En tant qu’administrateur, je peux également décider quels utilisateurs sont autorisés à consulter tel ou tel contenu. Je peux aussi modifier ces autorisations et mener un audit complet sur les espaces de travail dès que j’estime cela nécessaire. Nous n’avons ainsi plus besoin d’utiliser l’e-mail ou les coursiers puisque nous avons tout à disposition au sein d’un même outil. »

Le déploiement de la solution Intralinks VIA a permis de rationaliser à l’extrême l’ensemble du processus de communication avec leur réseau de partenaires. Premiership Rugby a aussi particulièrement apprécié la simplicité d’utilisation d’Intralinks VIA, qui lui permet de former très rapidement son personnel sur la création des espaces de travail et la gestion des autorisations d’accès. « Il était très important que nos partenaires soient satisfaits de nos modalités de partage de documents, et qu’ils puissent se familiariser rapidement avec la solution VIA. Le feedback des utilisateurs externes a été excellent », explique Paul Sherrell, avant de conclure : « Pour nous, la protection des informations sensibles échangées lors de nos communicationsv avec nos sponsors est un impératif majeur. Nous mettons tout en œuvre pour travailler avec les meilleurs partenaires et nous sommes ravis d’engager cette nouvelle relation avec Intralinks. »

Un jeu d’équipe

« 2015 est une année cruciale pour le rugby en Angleterre. Aviva Premiership Rugby a connu un développement considérable, à la fois sur le terrain et en dehors. Son image de marque repose sur sa capacité à entretenir des relations commerciales fortes », déclare Dave Wareham, SVP EMEA chez Intralinks. « Premiership Rugby mesure parfaitement le rôle que peuvent jouer les nouvelles technologies telles que la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) dans la protection de ses actifs confidentiels, et reconnaît que l’utilisation des solutions grand public dans un cadre professionnel peut très vite compromettre tout le travail accompli par son organisation. C’est pour nous une grande source de fierté qu’ils aient choisi Intralinks pour appuyer leurs besoins en matière de collaboration documentaire. »

A propos d'Intralinks

Intralinks® Holdings, Inc. (NYSE : IL) est l’un des leaders mondiaux des solutions de collaboration sécurisée pour entreprise. Les solutions SaaS (Software-as-a-Service) développées par Intralinks sont conçues pour permettre l’échange, le contrôle et la gestion des informations entre différentes organisations dans un cadre sécurisé et conforme. Plus de 3,1 millions de professionnels, dans 99 % des entreprises recensées dans le classement Fortune 1000, font appel aux outils et à l’expérience d’Intralinks dans le cadre de leur travail. Ayant appuyé la réalisation d’opérations financières et collaborations d’entreprises de tout premier plan, représentant à ce jour une valeur totale de plus de 28,1 billions de dollars, Intralinks est aujourd’hui un fournisseur réputé pour la qualité de ses solutions de collaboration cloud, à la fois simples d’utilisation et résolument professionnelles.