RPC

Début 2015, le cabinet d’avocats Reynolds Porter Chamberlain LLP (RPC) s’est rendu compte qu’il avait besoin de partager de grands volumes d’informations juridiques sensibles en évitant les risques de non-conformité et de pertes de données. Sa solution a été de déployer Intralinks VIA® pour tous ses employés. 

Reynolds Porter Chamberlain LLP

RPC 

RPC est un cabinet d’avocats novateur, spécialiste du droit commercial, disposant de bureaux à Londres, Bristol, Hong Kong et Singapour. Ses avocats proposent des services juridiques de haute qualité à des entreprises globales dans de nombreux secteurs d’activité. 

Situation 

Le service informatique de RPC savait depuis quelques années que l’entreprise avait besoin d’un moyen sécurisé et pratique de partager de grands volumes d’informations numériques. 

Chaque jour, des centaines de documents confidentiels étaient partagés avec les clients, le service marketing envoyait des fichiers volumineux aux différentes agences externes, et les avocats transféraient en permanence de grandes quantités de données électroniques. Par ailleurs, les personnels chargés des transactions devaient consulter et partager de nombreux documents dans le cadre de la due diligence. 

RPC disposait déjà de sites FTP, mais ils étaient compliqués à utiliser et étaient mieux adaptés aux équipes commerciales qu’aux avocats eux-mêmes. 

Selon Julie Berry, directrice de l’informatique et de l’infrastructure chez RPC, « les employés utilisaient généralement l’email pour transférer de grandes quantités d’informations sensibles. En examinant les pratiques de courrier électronique, il est apparu que quantité de messages étaient envoyés avec de nombreuses pièces jointes. Vu la taille et le nombre des fichiers envoyés, cette approche n’était pas réellement viable. » 

Avec le développement de la législation autour de la protection et de la confidentialité des données, il était également important pour RPC de contrôler l’information sortant du firewall. Il n’était donc pas possible d’utiliser des systèmes grand public de partage de fichiers pour sécuriser les informations confidentielles. 

« Les avocats doivent être conscients qu’il ne s’agit pas de solutions d’entreprise, et qu’elles ne doivent pas être utilisées pour partager des informations sensibles », indique Julie Berry. 

« Si l’iPad leur appartient, en revanche l’information partagée appartient à l’entreprise et doit être partagée de façon sécurisée et responsable. » 

RPC aurait pu prendre des mesures pour éviter les fuites d’informations sensibles, comme l’établissement de listes noires ou le blocage de certains services de partage de fichiers. Mais de telles mesures seraient restées insuffisantes. 

Au lieu de cela, l’entreprise a décidé de proposer une solution autre que l’email et les plateformes grand public, qui combine une interface intuitive et des fonctions de sécurité de niveau entreprise. 

Solution 

« Les cabinets d’avocats sont réglementés, rappelle Julie Berry, et doivent donc s’assurer que les données des clients sont traitées de façon sécurisée. » 

À cause de ses exigences de sécurité et de commodité, et du volume des données concernées, l’entreprise avait besoin d’une solution hébergée avec gestion centralisée, que ses employés puissent utiliser facilement. 

Intralinks VIA® a répondu à l’attente qu’avait RCP de pouvoir télécharger une grande quantité de données vers un emplacement sécurisé à partir duquel les données pourraient être téléchargées par le destinataire, pendant une période limitée. 

RPC a ensuite effectué une grande campagne interne afin de promouvoir l’utilisation de cette nouvelle solution et présenter ses fonctionnalités. 

Avantages 

Intralinks VIA est actuellement utilisé par l’entreprise pour transférer de grandes quantités de documents. 

La solution a répondu aux attentes de RPC en termes de sécurité et de commodité pour gérer de grands volumes de données. 

« Grâce à cette solution, remarque Julie Berry, nos avocats peuvent permettre à leurs clients de télécharger leurs documents dans un espace d’où nous pouvons les récupérer. » 

« On a pu ainsi se débarrasser d’un problème récurrent. » 

« Dans une optique de réponse aux besoins évolutifs de l’entreprise, c’est un choix aussi évident que l’adoption d’une affranchisseuse. Cette technologie est l’équivalent moderne et sécurisé de l’envoi de documents par livraison sécurisée. »

 

28 April 2016