Shankill, Ballybrack & District Credit Union Ltd. (SBCU)

Grâce à la solution Intralinks VIA®, la banque Shankill, Ballybrack & District Credit Union a remplacé les dossiers imprimés traditionnellement préparés pour les membres de son conseil d’administration par un système de partage rapide et sécurisé de fichiers électroniques, permettant ainsi à ses administrateurs d’accéder, où qu’ils se trouvent, aux informations confidentielles leur étant destinées.

Focus client SBCU

Depuis 1965, Shankill, Ballybrack & District Credit Union Ltd (SBCU) assure auprès de ses membres une large gamme de services financiers. Contrairement à d’autres types d’institutions financières, SBCU sert exclusivement ses membres, qui sont également ses propriétaires. Les membres du conseil d’administration et du comité de surveillance de SBCU sont tous bénévoles, élus par les membres de la banque.

Le contexte

Dans le cadre des opérations courantes de SBCU, le PDG Michael Byrne partageait les données clients sensibles avec le conseil d’administration et les comités en ayant recours à des dossiers imprimés traditionnels. La création et la distribution de ces packs était cependant un processus fastidieux, en raison notamment de la réglementation stricte à laquelle est astreinte SBCU en matière de protection des données. Souhaitant améliorer les pratiques de collaboration, Michael Byrne a commencé à rechercher une plateforme de partage de données électronique qui permettrait d’accélérer les communications dans un cadre parfaitement sécurisé.

« Bien souvent, les entreprises choisissent une solution de collaboration en dépit de ses lacunes de sécurité, simplement parce qu’elle est plus simple à déployer et à utiliser », explique Michael Byrne. « Cela peut cependant conduire à des manquements désastreux aux exigences de sécurité des données des clients. » Pour Michael Byrne, la plateforme idéale devait donc offrir, d’une part une sécurité absolue, et d’autre part un ensemble de commandes intuitives et une interface simplifiée afin d’encourager une adoption rapide par les utilisateurs finaux.

La solution

Après des recherches approfondies, SBCU a finalement retenu la Intralinks VIA, une solution unique et intégrée qui offre à la banque tous les éléments indispensables pour répondre à ses besoins de collaboration. L’application est en effet à la fois hautement sécurisée et très simple à gérer. Les administrateurs ont pu adopter immédiatement la solution Intralinks VIA, dont les technologies sont alignées sur les meilleures pratiques qui sont au coeur de l’activité de SBCU.

SBCU utilise également Intralinks VIA en tant que référentiel de données pour héberger ses documents et contenus importants, notamment les procédures, ainsi que les manuels et vidéos de formation.

Le résultat

Le déploiement de la solution Intralinks VIA a permis des gains de temps dans tous les domaines. Comme l’explique Michael Byrne : « Intralinks VIA m’a permis de diviser par deux le temps nécessaire pour collecter, diffuser et gérer les données pour les membres du conseil. » Le format électronique permet aux cadres et aux administrateurs de consulter les rapports plus rapidement qu’avec le support papier que nous utilisions précédemment. Cela permet à Michael Byrne et aux autres utilisateurs de consacrer plus de temps aux opérations courantes cruciales pour la banque.

La solution Intralinks VIA permet de créer des espaces de travail à la volée, offrant ainsi aux administrateurs un mode de communication aisé entre eux et avec leur PDG. Toutes les actions des utilisateurs laissent en outre une piste d’audit complète, assurant ainsi une plus grande transparence. À chaque fois que quelqu’un modifie un contenu ou ajoute un document à un espace de travail, Intralinks VIA envoie une alerte à tous les utilisateurs finaux concernés dans les minutes qui suivent. Cela permet à la direction de la banque de travailler à partir d’une « single source of truth » (littéralement : source unique de la vérité).

Michael Byrne peut en outre accéder à distance aux fichiers du dossier Intralinks VIA pour les consulter, les modifier et les synchroniser. La solution intègre par ailleurs un plugin Microsoft Outlook, qui permet à Michael Byrne de créer des espaces de travail sécurisés directement à partir d’une pièce jointe.

Si les principaux utilisateurs de la solution sont tous membres de SBCU, un certain nombre de tiers, notamment des auditeurs et des consultants externes, s’appuient également sur Intralinks VIA pour accéder aux données. Le personnel de SBCU a la possibilité de restreindre l’accès aux espaces de travail en cas de partage de données et de collaboration avec des intervenants externes.

« Grâce à Intralinks VIA, je conserve la maîtrise de l’intégral ité de mon contenu, avec une piste d’audit complète pour chaque document », poursuit Michael Byrne. « Cela m’aide à gérer les risques sur l’ensemble de l’organisation. Et je peux accomplir tout cela sans alourdir la charge de travail de nos équipes informatiques. Je recommande Intralinks VIA sans la moindre hésitation. »

24 June 2015