RPC

2015年初頭、国際的な法律事務所のReynolds Porter Chamberlain LLP (RPC)では、コンプライアンスリ スクやデータ漏えいの対策を講じながら、大量の法的機密文書ファイルを共有する必要がありました。 その 解決策として、Intralinks VIA®を全従業員向けに導入しました。

RPC

RPCは、企業法務を中心とした案件に革新的に取り組む都市型法律事務所で、ロンドン、ブリストル、香港、シンガポールに事務所を構えています。 その第一線級の弁護士は、幅広 い産業、分野、商習慣にわたり、グローバル企業に対して最上級のリーガルサービスを提供 しています。

状況

ここ数年間、RPCのITチームは、あらゆる分野の業務で大量のデジタルデータを安全かつ 実用的に共有する手段を求めていました。

第一に、お客様との通常の連絡には、オンラインによる大量の機密文書ファイルデータの共 有が含まれていました。さらに、RPC内には他にも、高度なセキュリティが必要とされるファ イル共有を行っている部署があることがわかりました。たとえば、マーケティングチームでは 様々な外部業者と巨大なサイズのファイルを共有し、弁護士事務所が抱える膨大な訴訟当 事者は、大量の電子データを常にやり取りされている状況でした。 さらに、ビジネスの企業 および取引の面でも、デューデリジェンス時に大量の文書ファイルを精査し共有する必要が ありました。

RPCでは、これまで組織全体にFTPサイトを用意していましたが、構造が複雑で、事務所の ビジネスチームでは使えるものの、弁護士が利用できるレベルとは言い難いものでした。

RPCのIT&インフラストラクチャ担当ディレクターであるジュリー・ベリーは次のように語って います。「日常的に、機密情報ファイルを送信する際に従業員が使用していたのは電子メー ルでした。 ところが、電子メールトラフィック状況を確認したところ、大量の書類を添付した 電子メールを何百通も送信することが多かったようです。 添付するファイルの容量と数を考 慮すると、実用的とはとても言えませんでした」

また、データ保護とデータプライバシーに関連する法律が数多く増えている状況を鑑みる と、RPCではファイアウォールを越えて共有されている情報を完全に管理することが重要で した。 つまり、個人向けのファイル共有システムは、機密情報ファイルの安全な共有手段と しては使用できないということです。

「個人向けに市販されているシステムは法人向けのソリューションではないため、企業の機 密情報の共有には使用すべきではないということを、弁護士は認識する必要があります」と ベリーは述べました。

「弁護士が利用するiPadは彼らの所有物ですが、共有する情報は組織が所有するものであ るため、安全かつ責任ある方法で共有する必要があります」

従業員が企業やクライアントの機密情報を誤って漏洩するのを防ぐために、ブラックリストの 作成や、従業員が使用する無料ファイル共有サービスの使用をブロックするなど、RPCが講 じることのできる対策があったものの、この問題に対する解決策とはなりえませんでした。

禁止するという措置をとる代わりに、RPCでは使いやすいインターフェイスと法人向けのセ キュリティ機能を組み合わせた、電子メールや個人向けのプラットフォームの代替手段を提 供することを決定しました。

ソリューション

「 法律事務所には厳しい規制があるため、クライアントのデータの取り扱いに関してはセキュ リティを保証する必要があります」とベリーは言います。

取り扱う膨大なデータの安全性と実用性を組み合わせるニーズを背景に、RPCでは一元管 理が可能で、従業員がアクセスしやすく使いやすいホスト型ソリューションを探していました。

RPCでは、大量のデータを安全な場所にアップロードし、受信側がダウンロードすると一定 時間の経過後にアクセスが制限されるソリューションを求めていました。そのような要件を 満たすことができたのが、Intralinks VIA®でした。

RPCは、ITサービスデスクとリプログラフィクスチームに新しいテクノロジーとその機能を認 知させ、弁護士、ITフォーラム、リソース担当マネージャーを通じてより広く周知させました。

メリット

現在、RPCでは大量の文書を送信する手段としてIntralinks VIAが使用されています。​

このソリューションは、大量のデータを取り扱う際のセキュリティと実用性を確保するという RPCのニーズを満たしています。

「Intralinks VIAの導入により、必要に応じてお客様用のワークスペースを設定し、そこに文 書をアップロードしていただき、当事務所がそれをダウンロードできる旨を、弁護士はお客 様に伝えることができるようになりました」とベリーは述べました。

「 何よりも大きかったのは、継続する悩みの種を無くしてくれたことです」と続けます。

「 進化し続けるビジネスニーズに対処するという点では、これまでの郵便料金計量器やDX Deliveryの定期契約が不要になったことと同じく、頭を悩ませることがなくなりました。 この テクノロジーは、宅配便で書類を送付するのと同じくらい安全で現代的な手段なのです。

2016/05/9