Carta aberta de Ron Hovsepian, CEO da Intralinks

Caros clientes,

A colaboração tradicional nas empresas não está atendendo todas as necessidades. O tempo que gastamos em trabalho colaborativo e compartilhamento de informações aumentou 50% ou mais nas últimas duas décadas, de acordo com a Harvard Business Review. Atualmente, passamos mais de 80% do nosso tempo de trabalho em reuniões, ligações,  verificando e-mails ou em outras atividades afins, tentando reunir informações não relacionadas entre si e, assim, perdendo muito do tempo em que deveríamos estar fazendo o trabalho real. Além disso, ferramentas como e-mail, sites FTP e unidades USB criam mais possibilidades de vazamentos de dados e mais riscos de segurança.

Ao mesmo tempo, os líderes empresariais precisam formar novas parcerias, aprofundar relacionamentos com clientes, melhorar processos de fornecedores e gerenciar exigências normativas complexas. Está claro que todas essas tarefas envolvem o compartilhamento seguro de informações e a colaboração entre diferentes departamentos da empresa e localidades geográficas. Na minha opinião, muitas iniciativas de transformação digital nas organizações estão enraizadas em uma tentativa de resolver esses desafios, mas o mercado de colaboração não está conseguindo satisfazer as necessidades atuais de negócios. As tecnologias de colaboração têm ajudado a melhorar a eficiência organizacional, porém, precisam mudar para enfrentar os desafios da transformação digital das empresas.

Isso é especialmente verdadeiro à medida que um maior número de empresas migra para a nuvem, tornando as informações mais acessíveis. No entanto, recriar a estrutura tradicional de pastas de arquivos na nuvem não aumenta a produtividade, apenas cria mais silos. Precisamos de um paradigma diferente. As equipes precisam de espaços de trabalho virtuais criados para processos comerciais específicos. Os próximos cinco anos de vantagem competitiva referem-se ao fluxo de conteúdo entre ecossistemas comerciais estendidos, e não à melhoria dos sistemas de registros por trás do firewall da empresa. As empresas precisam do que alguns analistas do setor chamam de “systems of engagement”, ou sistemas de engajamento, nos quais a ativação das informações ocorre apenas quando são utilizadas e postas em prática. Entretanto, muitas tecnologias não levam em conta casos de uso empresariais específicos ou as necessidades de segurança e conformidade das informações em uso. O desafio é controlar o fluxo de informações ao longo de todo o ciclo de vida do conteúdo, mesmo após o compartilhamento externo, mantendo a capacidade de “limpar” o lixo digital potencialmente tóxico resultante da colaboração realizada de forma errada.

Percebo claramente a crise na colaboração quando converso com você. Cada vez mais, vocês nos pedem para ajudar a resolver uma maior quantidade de casos de uso com ação intensiva sobre o conteúdo. As necessidades de colaboração estão mudando, seja em um banco preocupado em cumprir as leis sobre lavagem de dinheiro, em uma fabricante de alta tecnologia que precisa controlar o fluxo global de conteúdo de P&D, ou em um departamento de marketing de uma empresa que precisa distribuir dados a agências externas. As organizações precisam de tecnologias que liberem o conteúdo, porém, simultaneamente, forneçam controle ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Rede de Colaboração em Conteúdo

As empresas atuais precisam de um modo eficiente de conectar pessoas, processos e conteúdo usando uma plataforma segura. Ao permitirem que todo e qualquer conteúdo comercial seja armazenado, distribuído ou trabalhado de forma colaborativa por meio de uma rede estendida, as organizações podem reassumir o controle das informações comerciais e os funcionários podem retomar o controle do seu tempo. Chamamos isso de Rede de Colaboração em Conteúdo da Intralinks™, um conceito que incorpora os seus investimentos atuais em armazenamento, proteção de dados, gestão de processos e de conteúdo, e aumenta com segurança o valor desses ativos por meio da colaboração além dos limites de sua organização.

Não queremos substituir a sua infraestrutura atual de armazenamento ou gestão de conteúdo, queremos trabalhar com esses investimentos, e por isso nosso foco está em criar uma plataforma que ofereça aos usuários a capacidade de organizar e controlar seus espaços de trabalho, bem como permitir o fluxo de conteúdo com segurança e conformidade entre os limites da empresa. Como clientes, vocês poderão vincular vários repositórios de conteúdo no local e em nuvem com a plataforma Intralinks, criando assim uma rede global para a troca segura de conteúdo. A Rede de Colaboração em Conteúdo também fornecerá recursos de geração de relatórios, com total capacidade de auditoria para mostrar quem recebeu conteúdo, que conteúdo específico foi acessado, além de quando e quantas vezes ele foi visualizado.

Projetamos a Plataforma Intralinks para estabelecer a Rede de Colaboração em Conteúdo e para lidar com os principais desafios que as empresas enfrentam para colaborar no conteúdo:

• Produtividade nos negócios: conectar pessoas e equipes de diferentes locais ou empresas ao conteúdo certo e a fluxos de trabalho com objetivo específico, para agilizar a comunicação com o cliente, a due diligence nas atividades de M&A, os ensaios clínicos, a gestão de fornecedores e muitos outros casos de uso.
• Segurança da informação: proteger dados no nível de arquivo durante todo o seu ciclo de vida, mesmo além do firewall, com a simplicidade de um clique, acessível a todos
• Governança e compliance: cumprir as diferentes leis globais de privacidade de dados que afetam o local onde o conteúdo é armazenado, processado e transferido, agora e à medida que as leis evoluem e mudam
• Conectividade transparente: estender o conteúdo para além dos seus sistemas atuais de armazenamento, para permitir o envolvimento com sua rede de colaboração externa

É irrealista policiar toda a criação de conteúdo, mas você pode controlar o fluxo de conteúdo e influenciar o valor comercial após sua criação. É hora de examinar as suas iniciativas comerciais e determinar onde os processos podem ser melhorados, compartilhando o fluxo de conteúdo além dos limites da empresa. Pergunte-se: os seus processos atuais de colaboração estão cumprindo os objetivos de criação de valor e eficiência?  É possível desfazer o compartilhamento do conteúdo após seu envio, para impedir violações de dados?  Ou suas equipes estão apenas criando frágeis conexões?  As suas equipes comerciais estão contornando a TI para evitar a temível proibição de uso de dispositivos?

Gostaríamos de responder a essas perguntas e mostrar como podemos ajudar a sua empresa.

Para saber mais sobre os diferentes casos de uso, visite o nosso mercado de Soluções .

Atenciosamente,

Ron Hovsepian, CEO da Intralinks