Analisar 2.000 documentos e realizar um M&A na metade do tempo? Faculdade Sumaré conta como conseguiu

O processo de fusão ou aquisição requer ferramentas que garantam a eficiência e continuidade ao longo de todo o ciclo de vida do deal, já que a negociação pode apresentar muitas ocorrências inesperadas, capazes de afetar a velocidade de lançamento e a avaliação. Em 2014, quando a Faculdade Sumaré iniciou um M&A, era necessária uma solução que atendesse às particularidades da organização, como profissionais trabalhando em localidades diferentes e documentos sensíveis a serem compartilhados.

O Intralinks Dealspace, Data Room Virtual (VDR), líder de mercado com mais de 6.000 transações realizadas no mundo inteiro, foi escolhido para trafegar informações estratégicas e sigilosas, dados financeiros, contábeis, fiscais, trabalhistas e documentos governamentais. No total, circularam cerca de 2.000 documentos pela solução da Intralinks.

A grande quantidade de arquivos a serem analisados fez com que oferecer acesso e garantir a colaboração fosse essencial, conforme explica Felipe Pagotto, Supervisor de Planejamento e Controladoria da Faculdade Sumaré. “O presidente da Faculdade acessava o Intralinks Dealspace pelo celular. Todos os funcionários envolvidos no processo podiam acessar a ferramenta de casa. Durante o recesso de fim de ano, pudemos continuar com o trabalho de onde fosse. Facilitou muito a nossa rotina não precisar carregar papéis para todos os lugares. As consultas foram bem mais fáceis”.

Ao comparar o uso do Intralinks Dealspace com um projeto anterior, no qual parte do processo foi realizado off-line, a Faculdade Sumaré ganhou muito em agilidade. “Imagino como iria demorar para entregar documentos físicos, se fosse necessário. Teríamos que escanear, organizar, mandar entregar... Nossa empresa já tem a cultura de trabalhar com documentos eletrônicos, o que facilitou ainda mais. Quem precisava de documentos, baixava”, diz Felipe.

O executivo também destaca o fato de os documentos estarem sempre atualizados e disponíveis para as pessoas certas no ambiente virtual, o que dava aos profissionais envolvidos de ambos os lados a segurança durante a consulta. “As permissões também nos ajudaram muito. Às vezes precisávamos enviar um documento para apenas uma pessoa, e com a ferramenta de permissões pudemos criar grupos de acesso para cada tipo de material”, finaliza.

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