Gerenciamento de Direitos Digitais (DRM) é um termo feio, muito mal falado e contestado. Seus efeitos sobre direitos autorais e segurança são uma fonte de debates intermináveis. Enquanto o DRM abrange tudo o que se relaciona com a proteção de arquivos proprietários, ele não é precisamente relevante às necessidades das empresas – mesmo quando essas proteções são chamadas de Gerenciamento de Direitos Digitais Corporativos (E-DRM). As empresas precisam de terminologia e tecnologia novas e mais pertinentes, no que se refere à proteção e ao compartilhamento de suas informações mais importantes.

O Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) envolve a proteção de informações sigilosas para fins comerciais — tipicamente, documentos e e-mails. Embora o IRM seja parte do DRM, este último se refere a mídias complexas voltadas para o consumidor — especificamente, filmes, música e literatura. Ele tem muito pouco a ver com os tipos de documentos e propriedade intelectual criados e compartilhados dentro das empresas.

O IRM concentra-se nessas necessidades organizacionais, usando criptografia total como blindagem, para gerenciar permissões individuais e a utilização do documento. À medida que o modo e o momento em que usamos a Internet para as nossas necessidades profissionais e pessoais continuam evoluindo, é melhor considerarmos o IRM como uma entidade em si.

Enquanto alguns argumentam que o DRM é necessário para proteger o conteúdo e a subsistência do autor, outros indicam que o DRM tenta limitar o consumo e impedir a inovação. O IRM reforça os desejos daqueles que se colocam contra o DRM. O IRM representa uma democratização da segurança, onde as pessoas e as organizações têm maior controle sobre quem visualiza e para onde vão as suas informações. Isso significa mais privacidade, controle e liberdade para trabalhar.

O IRM fornece controle vitalício sobre o conteúdo compartilhado e é fundamental para o gerenciamento completo do ciclo de vida do conteúdo. Com o IRM, podemos controlar os documentos remotamente, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Agora, as informações podem ser criadas, visualizadas, editadas e distribuídas separadamente; o acesso a conteúdos individuais pode ser concedido e revogado durante todo o ciclo de vida de um projeto. Qualquer plataforma de IRM deve dar suporte ao ciclo de vida completo do conteúdo de um projeto — da colaboração entre alguns membros da equipe aos retoques finais em artigos voltados para o público antes da publicação — bem como ajudar qualquer organização a atender às exigências, muitas vezes, rígidas de conformidade.

Soluções de software de IRM e de espaço de trabalho lhe dão controle dinâmico e completo sobre o documento; você pode definir e gerenciar permissões de documentos individuais, independentemente do dispositivo ou do local de armazenamento. Por exemplo, você pode simplesmente apontar e clicar para tornar os seus arquivos confidenciais, e a tecnologia nos bastidores garantirá que os destinatários recebam apenas cópias criptografadas. Depois, os arquivos podem ser copiados e distribuídos entre dispositivos, mas o conteúdo permanecerá protegido — a chave de criptografia está sob o controle do proprietário dos dados. Quando um destinatário abrir o arquivo, suas credenciais exclusivas serão comparadas com o que está armazenado em um servidor centralizado antes que o usuário possa visualizar o documento compartilhado.

Quando o projeto expira? Você ainda tem controle total sobre todos os seus dados e conteúdo. Isto é o Gerenciamento de Direitos de Informação.