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Faculdade Sumaré

Acesso remoto do Intralinks Dealspace® é destaque no projeto da Faculdade Sumaré

Faculdade Sumaré

A Faculdade Sumaré nasceu no ano 2000 por iniciativa do Instituto Sumaré de Educação Superior (ISES). Visando a excelência no ensino, a Faculdade Sumaré está comprometida com a educação voltada para a construção do conhecimento e difusão cultural, numa perspectiva crítica que pressupõe valores éticos e de promoção da cidadania. A Instituição acredita igualmente na formação de profissionais que, além da visão humanística e global, apresentem competências e habilidades necessárias ao desempenho profissional em um mercado de trabalho exigente, em acelerada mudança, que demanda saberes, tanto da área técnica como da área científica.

Situação

Ao iniciar um processo de M&A em 2014, a Faculdade Sumaré tinha como alternativa utilizar um antigo fornecedor de dataroom com o qual tinha trabalhado no passado ou apostar em uma nova empresa, indicada por seus orientadores financeiros. Ao optar pela segunda alternativa, escolheram a Intralinks como parceira de negócios. O projeto da Faculdade Sumaré foi conduzido pensando em suas características próprias: instituição de ensino com diversos prédios, profissionais trabalhando em localidades diferentes e documentos sensíveis a serem compartilhados.

Solução

O Intralinks Dealspace foi utilizado para trafegar informações estratégicas e sigilosas, dados financeiros, contábeis, fiscais, trabalhistas e documentos governamentais. No total, circularam cerca de dois mil documentos pelo dataroom da Intralinks. Por isso, a necessidade de oferecer acesso. “O Intralinks Dealspace foi bastante útil. Ele numera e organiza os documentos. Dessa maneira, facilita a comunicação”, explica Felipe Pagotto, Supervisor de Planejamento e Controladoria.

Benefícios

Felipe destaca um ponto muito importante do dataroom da Intralinks: a possibilidade de acesso remoto e na nuvem. “O presidente da Faculdade acessava o Intralinks Dealspace pelo celular. Todos os funcionários envolvidos no processo podiam acessar a ferramenta de casa. Durante o recesso de fim de ano, pudemos continuar com o trabalho de onde fosse. Facilitou muito nossa rotina não precisar carregar papéis para todos os lugares. As consultas foram bem mais fáceis”. Em comparação com o processo físico, a Faculdade Sumaré ganhou muito em agilidade. Com a utilização do dataroom, as atividades rotineiras da instituição foram preservadas. Não houve a necessidade de agendar reuniões, receber pessoas nas dependências dos prédios, entre outros. “Imagino como iria demorar para entregar documentos físicos, se fosse necessário. Teríamos que escanear, organizar, mandar entregar... Nossa empresa já tem a cultura de trabalhar com documentos eletrônicos, o que facilitou ainda mais. Quem precisava de documentos, baixava. No começo do processo, já tínhamos 70% dos materiais digitalizados. Os demais foram incluídos depois”, diz Felipe. Também não houve a necessidade de troca de emails. Os documentos estavam sempre atualizados no ambiente virtual. Isso dá aos profissionais envolvidos de ambos os lados a segurança de que a versão final é a que está disponível para consulta. “As permissões também nos ajudaram muito. Às vezes precisávamos enviar um documento para apenas uma pessoa. Com a ferramenta de Permissões, pudemos criar grupos de acesso para cada tipo de material. Mas, se de repente outro integrante precisasse receber, a inclusão no grupo de permissões é rápida e fácil”, comenta o Supervisor. Felipe considera também o atendimento da Intralinks um diferencial positivo. O processo de treinamento foi muito útil e o suporte esteve sempre disponível para sanar dúvidas.

Resultados

O processo de M&A da Faculdade Sumaré ganhou muito com a contratação do Intralinks Dealspace. Em um projeto anterior, a instituição havia optado por utilizar apenas parte do trabalho com dataroom e os demais trabalhos off-line. A diferença foi sentida sensivelmente. “Demandou tempo e atenção muito maior a presença da outra parte na instituição. Há muitos desgastes e muitas demandas extras. Desta vez utilizamos 100% do dataroom, o que economizou tempo da equipe e, com isso, certamente acabamos gastando menos dinheiro. Isso sem contar que fizemos menos reuniões e deslocamentos, o que também gera economia”, finaliza Felipe.