Fresh Insurance

Fresh Insurance Services Group Ltd.

A Fresh Insurance Services Group Ltd., é uma das maiores seguradoras privadas do Reino Unido. Os mais de 160 funcionários da empresa vendem seguros automotivos, residenciais e de máquinas/equipamentos industriais. A Fresh Insurance orgulha-se de sua ampla linha de produtos, que reflete uma base diversificada de clientes. A empresa já ganhou prêmios por seu desempenho em qualidade, incluindo o prêmio de‘’Corretora de Seguros Pessoais do Ano’’ em 2013.

Situação

A Fresh Insurance tem cinco comitês diretivos, que supervisionam e melhoram
a conformidade e outras operações em toda a organização. Os membros dos comitês, que muitas vezes trabalham remotamente, precisam compartilhar ideias e documentação sobre projetos.

Para o trabalho conjunto, esses gerentes muitas vezes baixavam arquivos em seus próprios laptops e enviavam documentos e mensagens anexos em e-mails, relata o diretor da Fresh Insurance, Andrew Tatton. Além disso, a companhia estabeleceu dois data centers separados, sem um repositório interno central de documentos, para armazenar e acessar o conteúdo e os dados. Como resultado, houve uma redução na produtividade e dificuldades de controle de versões de arquivos, e não havia um método sistemático para monitorar o andamento dos projetos.

Uma vez que este sistema híbrido apresentava falhas de segurança, a empresa decidiu selecionar um sistema virtual de colaboração em arquivos. Ela adotou o Dropbox, uma solução de sincronização e compartilhamento de arquivos (FSS) online. No entanto, o Dropbox não conseguiu atender a todos os requisitos de segurança da Fresh Insurance.

Durante os dois anos seguintes, a Fresh Insurance usou outro serviço de compartilhamento de arquivos, o Workshare. Contudo, os membros do Comitê Diretivo desejavam um maior controle e segurança para seu conteúdo. Um telefonema de vendas e uma demonstração bastaram para convencer Tatton a migrar para o Intralinks VIA®, uma solução de colaboração e compartilhamento de dados on-line. 

“Eu nem teria levado o Intralinks VIA à atenção do meu conselho se não tivesse tido extrema confiança de que ele supriria as nossas necessidades”, explica Tatton. “Desde o meu primeiro contato com o site da Intralinks, tive a sensação de qualidade, e isso gera confiança.”

Solução

Entre os seus principais recursos, o Intralinks VIA utiliza uma plataforma de serviços de conteúdo segura e escalável, desenvolvida especificamente para setores altamente regulamentados. Entretanto, o Intralinks VIA também conta com uma interface simplificada que permite que os gerentes e funcionários localizem rapidamente a versão mais atual de um documento compartilhado.

O Intralinks VIA também permite que um usuário casual visualize ou sincronize quaisquer arquivos necessários rapidamente, sempre que precisar. Os usuários podem organizar os espaços de trabalho da solução agrupando vários projetos; eles também podem armazenar arquivos em um projeto específico.

Outra vantagem da Intralinks é o modelo de licenciamento transparente, que permite que a Fresh Insurance pague uma taxa fixa e tenha acesso a qualquer volume de armazenamento necessário. “Sabemos quanto pagaremos todos os meses, e sabemos que não teremos um susto mais adiante”, diz Tatton. 

Benefícios

Usando o Intralinks VIA, os membros do conselho da Fresh Insurance aumentaram a produtividade da colaboração em 30 a 35%. O plug-in Outlook da solução também reduziu a dependência do e-mail, aumentando a eficiência e a proteção dos dados. E como o Intralinks VIA é seguro e facilmente acessível aos participantes do projeto, ele oferece suporte a processos de conformidade e governança da empresa.

Os gerentes podem acompanhar atentamente a atividade do comitê diretivo no projeto. “É possível ver a contribuição de outra pessoa a qualquer momento, e isso permite que trabalhemos realmente juntos”, explica Tatton. “Você sabe que os funcionários estão usando o sistema e fazendo o que lhes pedimos. Antes, não tínhamos este recurso.”

Tatton descobriu novas formas de empregar o Intralinks VIA que não havia previsto. O departamento de TI, por exemplo, utiliza a solução para armazenar e compartilhar manuais de referência com os usuários finais da empresa, mesmo quando esses usuários estão em locais remotos.

A solução também ajudou o comitê diretivo de conformidade a analisar e aprovar roteiros de vendas ao cliente. Além disso, a Fresh Insurance utiliza o espaço de trabalho para compartilhar arquivos de áudio com seguradoras (cujos produtos os corretores revendem). Os arquivos de áudio podem ser facilmente acessados, mas têm uma data de validade fixa. Após o prazo, os recursos de UNshareTM da Intralinks tornam os arquivos inacessíveis — exceto com permissão especial.

Em geral, a solução permite fazer negócios de modo a tornar a Fresh Insurance naturalmente mais produtiva. Como informa Tatton: “Podemos acessar e interagir com os espaços de trabalho do Intralinks VIA do mesmo modo que normalmente trabalhamos.”