Kingsley Napley

Kingsley Napley, grand cabinet d’avocats international, renforce ses pratiques de collaboration et de contrôle des documents afin de garantir un niveau de service optimal à ses clients, tout en restant performant et compétitif.

Contexte

Les cabinets d’avocats sont confrontés à une période de mutation extrêmement exigeante. Quelles que soient leurs spécialités ou leur taille, les cabinets doivent en effet gérer des volumes de documentations toujours plus importants, pouvoir accéder à leurs fichiers rapidement et à distance, et pe rmettre une collaboration sécurisée avec leurs clients et leurs partenaires externes, tout en restant conformes aux cadres de plus en plus contraignants imposés par les instances de régulation (telles la Solicitors Regulation Authority (SRA)) et les différentes réglementations applicables (lois sur la protection des données, par exemple).

À ceci s’ajoute le fait que la profession juridique est aujourd ’hui un secteur extrêmement concurrentiel. Pour se différencier, les cabinets d’avocats cherchent à mettre en avant leur capacité à proposer un service de qualité supérieure à un coût attractif. Dans le contexte actuel, la maximisation des efficiences internes est plus qu’un simple impératif pour réussir dans la profession juridique : elle est tout simplement devenue indispensable.

Problématique

Kingsley Napley, grand cabinet d’avocats international basé à Londres, éprouvait des difficultés à moderniser des méthodes de collabora tion devenues obsolètes et inefficaces. Son équipe chargée des dossiers d’immigration avait ainsi recours à l’e-mail pour transmettre des documents sensibles à des destinataires basés à l’étranger. De même, ses spécialistes du droit de la famille se voyaient parfois contraints d’adresser des e-mails à leur client alors que celui-ci partageait encore le domicile du conjoint dont il souhaitait se séparer. Les degrés croissants de risque et d’inefficacité associés à l’utilisation de l’e-mail sont finalement devenus inacceptables pour le cabinet. L’e-mail engendrait par exemple des risques de vol d’identité. Il posait également un risque d’atteinte à la réputation du cabinet si les informations personnelles d’un client venaient à être accidentellement divulguées. L’e-mail était enfin une méthode trop inefficace pour l’envoi de fichiers volumineux.

La solution

Pour réduire ces risques et renforcer son efficacité, le cabinet Kingsley Napley a d’abord envisagé des outils de collaboration grand public, avant de finalement réaliser qu’ils ne seraient pas appropriés. Si certains produits de partage et synchronisation permettent en effet de transférer des fichiers volumineux et de collaborer sur des documents, aucune de ces solutions n’offrait les niveaux de sécurité exigés par Kingsley Napley, ni la possibilité de contrôler et surveiller le contenu des documents partagés. « Nous ne trouvions aucune solution répondant à l’ensemble de nos exigences », explique Anna-Marie Barnes, directrice de la formation IT chez Kingsley Napley. « Même les solutions les plus abouties et les plus compétitives présentaient des inconvénients qui s’avéraient au final rédhibitoires. »

Avec Intralinks VIA®, Kingsley Napley découvrait enfin une solution de collaboration d’entreprise qui répondait à toutes ses exigences, offrant à la fois les fonctionnalités de partage indispensables pour une organisation de grande taille et diversifiée, et les niveaux de sécurité et de contrôle requis par la profession juridique.

La solution Intralinks VIA permet à Kingsley Napley de partager des documents en toute sécurité, même par-delà les frontières géographiques et les pare-feux d’entreprise, de gérer les autorisations d’accès jusqu’au niveau du document, de mettre en place des canaux de communication privilégiés avec ses clients, et d’assurer la transparence exigée par les régulateurs et les auditeurs. Après la clôture d’un dossier, la fonctionnalité UNshare™ d’Intralinks VIA permet de révoquer de façon permanente l’accès aux documents qui ont été partagés dans le cadre d’un dossier, même s’ils ont été téléchargés depuis l’extérieur.

La mobilité est aujourd’hui un facteur déterminant pour l’efficacité et la rentabilité. Les avocats et leurs assistants doivent pouvoir accéder aux documents dont ils ont besoin à tout moment et où qu’ils se trouvent. Les fonctionnalités mobiles d’Intralinks VIA permettent aux employés de Kingsley Napley de consulter et de partager les fichiers à partir de n’importe quel appareil mobile , où qu’ils se trouvent et dans un cadre parfaitement sécurisé, comparable à celui d’une banque.

Le résultat

Le caractère simple et intuitif d’Intralinks VIA a permis un taux d’adoption extrêmement élevé dans toute l’entreprise. Le cabinet Kingsley Napley estime aujourd’hui que la solution Intralinks VIA lui a permis de dépasser la concurrence, en mettant à la disposition de ses clients une plateforme de collaboration et de partage de documents hautement sécurisée, parfaitement conforme et auditable.

25 June 2015