Kingsley Napley

Die renommierte Anwaltskanzlei Kingsley Napley suchte nach einer Lösung, die eine flexible Zusammenarbeit und eine gleichzeitige Dokumentenkontrolle ermöglichte, um den Klienten einen bestmöglichen Service zu bieten und sicher, effizient und wettbewerbsfähig agieren zu können.

Die Situation

Anwaltskanzleien steht eine schwierige Zeit bevor. Ganz gleich, wie groß und welche Fachrichtung – sie stehen unter großem Druck und müssen immer größere Datenmengen verwalten, schnell und von überall auf Dateien zugreifen und sicher mit Klienten und Partnern an anderen Standorten zusammenarbeiten. Dabei müssen die immer strengeren Anforderungen von Regulierungsbehörden wie der Solicitors Regulation Authority (SRA) und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Außerdem ist der Wettbewerbsdruck im Rechtswesen deutlich höher als in anderen Branchen. Die meisten Kanzleien benötigen ein Alleinstellungsmerkmal. Das ist oft ein qualitativ hochwertiger Service, der zu günstigen Kosten angeboten wird. Angesichts der aktuellen Wirtschaftslage sind interne Effizienzen unabdingbar für den Erfolg im Rechtswesen.

Das Problem

Die international führende Londoner Anwaltskanzlei Kingsley Napley hatte mit veralteten und wenig effizienten Verfahren für die Zusammenarbeit zu kämpfen. Das für Einwanderung zuständige Team versendete beispielsweise vertrauliche Inhalte per E-Mail an Personen außerhalb des Unternehmens, und die Familienrechtler verschickten Dokumente per E-Mail an Klienten, die z.B. vor der Scheidung noch mit dem getrennten Ehepartner unter einem Dach lebten. Der zunehmend riskante und ineffiziente E-Mail-Versand war nicht mehr tragbar. Es bestand das Risiko von Identitätsdiebstahl und Imageschäden durch die versehentliche Offenlegung personenbezogener Klientendaten. Außerdem war der Versand großer Dateien ein Problem.

Die Lösung

Um diesen Risiken aus dem Weg zu gehen und die Effizienz zu steigern, hatte Kingsley Napley zunächst Consumer-Tools für den Datenaustausch in Betracht gezogen, entschied sich dann aber gegen eine solche Lösung. Viele FileSharing-Tools bieten zwar die Möglichkeit, große Dateien zu übertragen und Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, aber keine dieser Lösungen bot die für Kingsley Napley notwendige Sicherheit und die Kontrolle und Überwachung der gemeinsam genutzten Daten. „Wir haben keine Lösung gefunden, die alle Anforderungen erfüllte“, erinnert sich Anna-Marie Barnes, Senior IT Trainer bei Kingsley Napley. „Auch eigentlich gute Lösungen sind irgendwann durch unser Raster gefallen.“

Intralinks VIA™ bietet Kingsley Napley die Möglichkeit der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit und erfüllt sowohl die hohen Anforderungen, die die Kanzlei an den Dokumentenaustausch stellt, als auch die hohen Sicherheits- und Kontrollstandards, die in dieser hochsensiblen Branche erwartet werden.

Mithilfe von Intralinks VIA kann Kingsley Napley Dokumente sicher mit anderen Standorten über die Unternehmens-Firewall hinweg austauschen. Die Zugriffsrechte können auf Dokumentenebene kontrolliert werden, sodass eine vertrauliche Kommunikation mit Klienten möglich ist. Regulierungsstellen und Auditoren profitieren von der gezielten Transparenz der Lösung. Ist ein Fall abgeschlossen, bietet UNshare™ von Intralinks VIA die Möglichkeit, Zugriffsrechte für Dokumente auch nach dem Download dauerhaft zu widerrufen. Um heute effizient und rentabel zu arbeiten, spielt Mobilität eine große Rolle. Anwälte und ihre Mitarbeiter müssen jederzeit und von überall auf Dokumente zugreifen können. Der mobile Zugriff auf Intralinks VIA erlaubt Kingsley Napley, Dateien ortsunabhängig von einem Mobilgerät aus anzusehen und auszutauschen – mit Sicherheit auf Bankenniveau.

Das Ergebnis

Intralinks VIA ist einfach zu bedienen. Alle Mitarbeiter haben sich sehr schnell eingearbeitet. Kingsley Napley ist überzeugt, mit Intralinks VIA einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern zu haben, da Klienten nun eine äußerst sichere, richtlinienkonforme und auditierbare Plattform für den Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit nutzen können.

2. June 2015