Fundación Pro Bono

Intralinks® facilita a Fundación Pro Bono una plataforma de colaboración eficiente y segura

Fundación Pro Bono

Fundación Pro Bono es una organización chilena sin fines de lucro que ofrece, facilita y organiza oportunidades pro bono–o para el bien público–entre los profesionales del derecho.

Los miembros de esta Fundación prestan servicios legales gratuitos a personas, sectores o grupos en situación de vulnerabilidad, microempresarios y organizaciones sociales. Creada en el año 2000, en la actualidad reúne a 36 firmas jurídicas, 8 departamentos legales de empresas y 200 abogados voluntarios.

La situación

Con más de 2 mil asistencias legales por atender cada año y 100 abogados colaborando mes tras mes para resolverlos, Fundación Pro Bono enfrentaba el reto de mejorar sus procesos de colaboración, así como facilitar la administración de la importante cantidad de archivos que acompañan a cada caso.

En el pasado intentaron lograr lo anterior con plataformas distintas a Intralinks VIA. Sin embargo, éstas resultaron poco amigables e intuitivas por lo que los usuarios enfrentaron dificultades al utilizarlas.

Adicionalmente, la confi dencialidad era clave en este proceso. Debido a que en la Fundación concurren abogados que representan a organizaciones que podrían ser la contraparte en alguno de los casos representados en esta Fundación, era crítico crear repositorios de información a los que sólo pudieran acceder los involucrados del caso y cuya seguridad fuera inviolable, además de tener fácil acceso desde cualquier parte del continente.

La solución

Como parte de su compromiso con el gremio de los abogados, el equipo de Intralinks® Cono Sur SpA, se acercó a Fundación Pro Bono. Con el fin de ayudarle a resolver sus necesidades le propuso la utilización de Intralinks VIA®, su plataforma de colaboración y manejo de contenido empresarial.

“Intralinks VIA nos ayudó a mejorar nuestros procesos de trabajo. Los abogados acostumbramos llevar con nosotros centenas de archivos con múltiples versiones, lo que consume recursos y tiempo. Intralinks VIA nos permite tener en la nube una sola versión de cada documento, llevar un registro de cada edición y administrar de manera sencilla y remota los permisos de acceso a cada documento”, afirma Marcela Fajardo, directora de la Fundación Pro Bono.

Los beneficios

A la Fundación sólo le tomó 4 semanas familiarizarse con Intralinks VIA. Desde que sus miembros la utilizan, sus procesos de trabajo se han agilizado de manera significativa. Ahora, todos los documentos de cada caso se encuentran en la nube y pueden ser consultados, compartidos y modificados en línea reduciendo el tiempo invertido en estas tareas.

Además, ahora sólo existe una versión de cada archivo, cuyas adecuaciones quedan registradas. En cada uno de éstos, se puede ver qué cambios se realizaron, así como quiénes y cuándo los hicieron.

La seguridad con la que son resguardados los documentos se ha fortalecido, ya que los espacios virtuales de Intralinks VIA ofrecen niveles superiores de confianza. La confidencialidad de cada caso también se garantiza; sólo pueden acceder a los archivos quienes sean autorizados por los líderes de cada proyecto.

Además de la colaboración segura, la plataforma permite la movilidad de sus usuarios. Cada uno puede acceder a Intralinks VIA de manera remota, esté donde esté y a través de cualquier dispositivo móvil.

“Esta alianza de largo plazo entre Fundación Pro Bono e Intralinks Cono Sur SpA, nos ayudará a fortalecer nuestra reputación y credibilidad con las distintas organizaciones con las que trabajamos, ya que nos muestra como una Fundación de vanguardia, que trabaja con las herramientas de colaboración más avanzadas y seguras”, dice su directora.

“Una ventaja adicional que tiene Intralinks VIA es su facilidad de uso. No requerimos de expertos en sistemas o de inversiones en infraestructura”, concluye Fajardo.

Hoy, la plataforma Intralinks VIA también es utilizada para otros procesos de la Fundación, como la distribución de los recibos que expiden por los donativos o contribuciones de sus miembros, así como el proceso de calificación del premio anual que otorgan cada año a estudiantes de derecho.

23 March 2016