WFS Global

WFS Global hat mehrere virtuelle Datenräume in einer äußerst skalierbaren Instanz von Intralinks DealspaceTM konsolidiert. So ist das Unternehmen in der Lage, strategische Projekte und Transaktionen zu unterstützen und vertrauliche Geschäftsdaten sicher auszutauschen.

Worldwide Flight Services Global SA mit Sitz in Paris zählt zu den größten Luftfracht- und Bodenabfertigungsunternehmen. Das Unternehmen unterstützt mit seinen Dienstleistungen 120 internationale Flughäfen und weitet seine Tätigkeit im Infrastrukturmanagement des Transportbereichs durch eine umfassende Präsenz in den USA, Hongkong und Singapur weiter aus. 

Die Situation

Als weltweit tätiges Unternehmen führt WFS regelmäßig Fusionen und Übernahmen durch und wickelt strategische Projekte ab. Zu diesem Zweck müssen wichtige Daten und Inhalte vorgehalten und mit Projektbeteiligten ausgetauscht werden.
Zur Handhabung dieser Prozesse nutzte WFS bisher drei verschiedene virtuelle Datenräume auf einer zentralen Kooperations-Plattform.

Diese Datenräume waren laut Sylvain Rivoire, CFO der WFS-Gruppe, allerdings sehr komplex und kostspielig in der Unterhaltung. Die Konsolidierung der drei Datenräume in einer Instanz war für den bisherigen Anbieter nur schwer umzusetzen, da alle Dokumente weiterhin einfach verfügbar sein sollten. Hinzu kam, dass für das Öffnen und Anzeigen von Dateien im alten System Java erforderlich war – ein mögliches Sicherheitsrisiko für WFS.

Die Lösung

Aufgrund dieser Herausforderungen hat Sylvain Rivoire im Frühling 2014 die Möglichkeit geprüft, Intralinks Dealspace einzusetzen. Rivoire hatte bereits bei anderen Arbeitgebern Erfahrungen mit der Intralinks-Plattform gesammelt und wusste, dass die bestehenden virtuellen Datenräume in die Lösung integriert werden konnten.

Einige Mitglieder des WFS-Teams wollten die bisherigen VDR-Lösungen beibehalten, da sie mit diesen bereits vertraut waren.

„Intralinks Dealspace ist allerdings deutlich effi zienter, benutzerfreundlicher, kostengünstiger und flexibler“, so Sylvain Rivoire. Des Weiteren ist bei einem bewährten Anbieter wie Intralinks das Fehlerrisiko geringer.

Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal von Intralinks Viewer: Es ist kein einziges Plug-In erforderlich. Ebenfalls von Vorteil war die leicht zu bedienende, intuitive Benutzeroberfl äche, wie einige Anwender bei WFS während der Testphase festgestellt hatten.

Für die VDR-Migration stellte Intralinks seinem Kunden einen dedizierten Projektmanager zur Seite, der mit den verschiedenen Herausforderungen vertraut war, denen das Unternehmen gegenüberstand. „Es war für uns und besonders für mich sehr hilfreich, einen persönlichen Projektmanager vor Ort zu haben“, erzählt Sylvain Rivoire. „Man muss seine Wünsche nicht immer wieder erklären, und das macht ein solches Projekt wesentlich einfacher.“ 

Vorteile

Zunächst nutzte WFS Intralinks Dealspace als virtuellen Datenraum für die Zusammenarbeit im Team. Später wurde die Lösung dann erweitert, um auch die integralen M&A-Transaktionsprozesse zu unterstützen.

Das WFS-Team spart jetzt bei der Konfi guration und Verwaltung eines neuen virtuellen Datenraums im Vergleich zum alten System zwischen 30 und 50 Prozent Zeit ein. Außerdem fallen die VDR-Kosten des Teams je nach Größe des virtuellen Datenraums um 15 bis 20 Prozent geringer aus.

Gleichzeitig lassen sich die Inhalte und Daten im VDR wesentlich besser kontrollieren. Das Erstellen und Verwalten virtueller Datenräume für große Deals kann sehr komplex sein. „Für ein M&A-Projekt dieser Größenordnung müssen viele Informationen mit zahlreichen Beteiligten ausgetauscht werden, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren“, berichtet Rivoire. „Nicht alle Anwender sind jedoch mit der Nutzung solcher Datenräume vertraut.“

Dank der intuitiven Bedienung von Intralinks Dealspace ist die Einarbeitungszeit sehr kurz. „Die gemeinsame Nutzung in der Gruppe ist problemlos möglich“, so Sylvain Rivoire weiter.

„Verantwortlichkeiten lassen sich einfach zuweisen, und Daten können im Handumdrehen zum VDR hinzugefügt werden. Ich muss den Anwendern das Tool nicht erklären und muss auch nicht erläutern, warum Intralinks Dealspace die richtige Lösung für uns ist. Das erkennen die Anwender in der Regel ganz schnell selbst.“