La Colaboración Segura Contribuye al Éxito Global de las Empresas

Las decisiones de negocio producen reacciones en cadena. En la economía global, si una empresa en la Ciudad de México crea una nueva línea de producto, la resolución podría tener impacto en distintos puntos del planeta: proveedores de insumos en Asia, oficinas de venta en Europa, distribuidores en Sudamérica y asociados de marketing que trabajan desde Estados Unidos.

En ese sentido, se puede afirmar que la globalización económica no es sólo un asunto de capitales y mercancías, sino de decisiones estratégicas que trascienden fronteras.

Para las organizaciones que operan en este contexto, la colaboración es un factor esencial. La dirección de la empresa, los departamentos internos (ventas, logística, producción) y los asociados externos (fabricantes, proveedores y canales de distribución) deben alinear las estrategias con los objetivos, a fin de afianzar el éxito de proyectos de tan largo alcance. Un requisito que implica que todas las partes involucradas compartan información y desarrollen documentos en forma conjunta.

Para que sea efectiva, esta colaboración debe facilitar y acelerar el intercambio de archivos, adaptarse a diversos equipos (teléfono inteligente, equipo de escritorio, tableta, computadora portátil) y, sobre todo, garantizar que los datos confidenciales no sean expuestos por usuarios descuidados o resentidos ni por criminales digitales.

Desafortunadamente, en la mayoría de las ocasiones, el esfuerzo colectivo no se despliega en los espacios más adecuados. Utilizando aplicaciones públicas y gratuitas, las organizaciones y sus socios comparten información corporativa de alto valor estratégico, como planes de desarrollo, programas de mercadeo y ventas, costos de producción y logística y planos de productos, entre otros.

Este comportamiento resulta difícil de comprender: para intercambiar datos que podrían definir el rumbo de la empresa en los próximos años, se utiliza la misma aplicación que un adolescente aprovecha para guardar y distribuir las fotos de la fiesta de fin de año.

Una encuesta realizada por Intralinks a 800 directivos de negocios y tecnología sugiere que, en materia de colaboración, muchas compañías están siguiendo una ruta muy peligrosa:

• 70% no tiene visibilidad ni control de su información una vez que rebasa el firewall corporativo.
• 60% reconoce que los empleados de su empresa usan aplicaciones públicas para asuntos corporativos.
• 53% acepta que envía correos electrónicos a destinatarios equivocados.

Correr riesgos resulta inexplicable si se considera que hay plataformas innovadoras que evitan la pérdida de datos clave por accidente o por un ataque de criminales informáticos mediante procesos de colaboración seguros, fáciles de aprovechar y accesibles a todo el ecosistema de una organización.

En el ámbito de la colaboración innovadora, Intralinks ofrece una solución completa y confiable que brinda capacidades como:

• Creación de espacios de trabajo digitales para cada proveedor (a los que sólo podrán acceder ellos).
• Definición de roles en el uso de la información crítica; por ejemplo, quién puede crear documentos, quién puede editarlos y quién sólo está autorizado para leer su contenido.
• Gestión sencilla y eficiente de asociados distribuidos geográficamente.
• Revocación inmediata de permisos de usuario, incluso en el caso de documentos descargados y almacenados de forma local.
• Control sobre el acceso a archivos, y en niveles de documento, carpeta y grupo.

Si su empresa opera a escala global, la colaboración es una actividad que merece atención especial. En buena medida, de ella depende el éxito de una organización en el ámbito mundial. Por supuesto, una falla en el proceso de colaboración tendrá la misma magnitud: será un error que repercutirá en muchos lugares del planeta.

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