Bij gegevensbeveiliging is timing alles

Een fout, zoals het op het verkeerde moment delen van de verkeerde informatie met de verkeerde partij, kan leiden tot vertragingen die een deal in gevaar brengen, een lagere waardering of zelfs privacyschendingen. Dergelijke schendingen kunnen resulteren in boetes, juridische procedures en reputatieschade.

Bij het delen van gevoelige informatie is het essentieel om over de juiste tools en kennis te beschikken om de informatiestroom te beheersen. Dit omvat zowel het beheren van de informatie in documenten als van de fysieke bestanden zelf. Redactie, het proces waarbij gevoelige inhoud wordt verwijderd, is een belangrijke methode om gegevensbeveiliging te waarborgen. Onjuiste redactie kan organisaties en hun klanten echter aan risico's blootstellen.

In dit artikel worden veelgebruikte technieken voor digitale redactie besproken en best practices aangereikt om gevoelige informatie te beschermen, doorlooptijden te verkorten en kosten te verlagen.

Veelgebruikte redactiemethoden

1. Afdrukken, handmatig markeren en scannen:
   Bij deze methode worden documenten afgedrukt, handmatig gemarkeerd en vervolgens opnieuw gescand nadat gevoelige informatie is geredigeerd. Hoewel deze aanpak eenvoudig is, is hij traag, kostbaar en foutgevoelig. Ook het controleren is tijdrovend, omdat honderden passages handmatig op gevoelige informatie moeten worden nagekeken.
2. Geïmproviseerde oplossingen:
   Teams gebruiken voor redactie vaak een combinatie van digitale tools, zoals e-mail en applicaties van derden. Deze ongeorganiseerde werkwijzen kunnen leiden tot verwarring, vertragingen en fouten, zoals het verzenden van onjuist geredigeerde bestanden naar de verkeerde ontvangers.
3. Maskeringsoplossingen:
   Sommige teams gebruiken online tools om content te maskeren met annotaties of markeringen. Als het document echter niet correct wordt omgezet naar een statisch formaat, kan gevoelige informatie nog steeds worden achterhaald. Bekende incidenten waarbij redactie mislukte, zoals die rond Paul Manafort en het onderzoek naar Jeffrey Epstein, illustreren de risico's van onjuiste maskering.

Redactie op de juiste manier

Om gevoelige informatie te beschermen en tegelijkertijd de voordelen van interactieve bestandsformaten te behouden, gebruiken veel teams PDF voor redactie. PDF-bestanden ondersteunen interactieve tekst, annotaties en de volledige redactieworkflow, inclusief controle, markering en definitieve verwijdering van content.

Samenwerking tussen PDFTron en SS&C Intralinks

Om veelvoorkomende uitdagingen rond redactie aan te pakken, ging Intralinks een samenwerking aan met PDFTron, een toonaangevende leverancier van oplossingen voor documenttechnologie. Dankzij deze samenwerking is professionele webgebaseerde redactie rechtstreeks geïntegreerd in de virtual data rooms (VDR's) van Intralinks, waardoor workflows worden gestroomlijnd en fouten worden verminderd.

Belangrijke functies zijn onder meer:

• Geautomatiseerde detectie: Geavanceerde zoekalgoritmen detecteren gevoelige trefwoorden en patronen, zoals telefoonnummers en burgerservicenummers.
• Zoeken met reguliere expressies: Gebruikers kunnen eenvoudig terugkerende patronen verwijderen zonder dat daarvoor technische expertise nodig is.
• Redactie direct ongedaan maken: Gebruikers kunnen eerder geredigeerde content indien nodig snel weer zichtbaar maken, zonder het volledige proces opnieuw te hoeven uitvoeren.

De toekomst van redactie

Intralinks en PDFTron blijven hun redactietechnologie verder ontwikkelen en voegen nieuwe functies toe om het proces sneller en veiliger te maken. Heeft u tips of ervaringen met redactie die u wilt delen? Het team hoort graag van u.