Per la sicurezza dei dati, il tempismo è tutto

Un errore, come rivelare le informazioni sbagliate alla controparte sbagliata nel momento sbagliato, può causare ritardi che compromettono la trattativa, una riduzione della valutazione o persino violazioni della privacy. Tali violazioni possono comportare sanzioni, controversie legali e danni d'immagine.

Quando si condividono informazioni sensibili, è fondamentale disporre degli strumenti e delle competenze adeguate per controllare il flusso dei dati. Ciò include la gestione delle informazioni all'interno dei documenti e dei file fisici stessi. La redazione (redaction), ovvero il processo di rimozione dei contenuti sensibili, è un metodo chiave per garantire la sicurezza dei dati. Tuttavia, una redazione impropria può lasciare esposte le organizzazioni e i loro clienti.

Questo articolo esplora le tecniche comuni di redazione digitale e offre le migliori pratiche per proteggere le informazioni sensibili, migliorare i tempi di risposta e ridurre i costi.

I metodi classici di redazione

1. Stampa, annotazione manuale e scansione:
   Questo metodo prevede la stampa dei documenti, la loro cancellazione a mano e la successiva scansione delle copie redatte. Sebbene sia lineare, è un processo lento, costoso e soggetto a errori. Anche la revisione richiede molto tempo, poiché impone di esaminare manualmente centinaia di passaggi alla ricerca di informazioni sensibili.
2. Soluzioni improvvisate:
   I team utilizzano spesso un mix di strumenti digitali, come email e app di terze parti, per effettuare la redazione. Questi metodi disorganizzati possono causare confusione, ritardi ed errori, come l'invio di file non correttamente oscurati ai destinatari sbagliati.
3. Soluzioni di mascheramento:
   Alcuni team utilizzano strumenti online per mascherare i contenuti con annotazioni o evidenziature. Tuttavia, se il documento non viene correttamente convertito in un formato statico (appiattito), le informazioni sensibili possono comunque essere estratte. Errori di redazione di alto profilo, come quelli che hanno coinvolto Paul Manafort e l'indagine su Jeffrey Epstein, evidenziano i rischi di un mascheramento inadeguato.

La redazione fatta nel modo giusto

Per proteggere le informazioni sensibili mantenendo i vantaggi dei formati di file interattivi, molti team utilizzano il formato PDF per la redazione. I PDF supportano testo interattivo, annotazioni e l'intero flusso di lavoro di oscuramento, inclusi il controllo di bozze, la marcatura e la rimozione finale dei contenuti.

La partnership tra PDFTron e SS&C Intralinks

Per affrontare le sfide comuni legate alla protezione dei dati, Intralinks ha stretto una partnership con PDFTron, fornitore leader di soluzioni tecnologiche per i documenti. Questa collaborazione integra una funzione professionale di redazione basata sul web direttamente all'interno delle virtual data room (VDR) di Intralinks, ottimizzando i flussi di lavoro e riducendo gli errori.

Le funzionalità chiave includono:

• Rilevamento automatizzato: algoritmi di ricerca avanzati rilevano parole chiave e pattern sensibili, come numeri di telefono e codici fiscali o numeri di previdenza sociale.
• Ricerche con espressioni regolari (Regex): gli utenti possono rimuovere facilmente pattern ripetuti senza dover possedere competenze tecniche specifiche.
• Annullamento istantaneo dell'oscuramento: gli utenti possono mostrare rapidamente i contenuti precedentemente oscurati in caso di necessità, senza dover ripetere da capo l'intero processo.

Il futuro della redazione dei documenti

Intralinks e PDFTron continuano a perfezionare la propria tecnologia di redazione, aggiungendo funzionalità per rendere il processo ancora più rapido e sicuro. Se hai consigli sulla redazione o storie da condividere, il team accoglie con piacere il tuo contributo.