En seguridad de datos, el tiempo lo es todo.

Un error, como revelar la información incorrecta a la parte equivocada en el momento inoportuno, puede provocar retrasos que pongan en peligro el acuerdo, una reducción de la valoración o incluso brechas de privacidad. Estas brechas pueden derivar en multas, litigios y daños a la reputación.

Al compartir información sensible, es crucial contar con las herramientas y los conocimientos adecuados para controlar el flujo de datos. Esto incluye la gestión de la información dentro de los documentos y de los archivos físicos en sí mismos. La redacción (redaction), el proceso de eliminar contenido sensible, es un método clave para garantizar la seguridad de los datos. Sin embargo, una redacción inadecuada puede dejar expuestas a las organizaciones y a sus clientes.

Este artículo explora las técnicas comunes de redacción digital y ofrece las mejores prácticas para proteger la información confidencial, mejorar los tiempos de respuesta y reducir los costos.

Métodos típicos de redacción

1. Impresión, marcado manual y escaneo:
   Este método consiste en imprimir documentos, marcarlos a mano y volver a escanear las copias redactadas. Aunque es sencillo, es lento, costoso y propenso a errores. La revisión también consume mucho tiempo, ya que requiere escanear manualmente cientos de pasajes en busca de información sensible.
2. Soluciones improvisadas:
   Los equipos suelen utilizar una combinación de herramientas digitales, como el correo electrónico y aplicaciones de terceros, para la redacción. Estos métodos desorganizados pueden provocar confusión, retrasos y errores, como el envío de archivos mal redactados a los destinatarios equivocados.
3. Soluciones de enmascaramiento:
   Algunos equipos utilizan herramientas en línea para ocultar contenido con anotaciones o resaltados. Sin embargo, si el documento no se "aplana" (flattening) correctamente en un formato estático, la información sensible aún puede ser extraída. Fallos de redacción de alto perfil, como los relacionados con Paul Manafort y la investigación de Jeffrey Epstein, resaltan los riesgos de un enmascaramiento inadecuado.

Redacción de la manera correcta

Para proteger la información sensible manteniendo los beneficios de los formatos de archivo interactivos, muchos equipos utilizan PDF para la redacción. Los PDF admiten texto interactivo, anotaciones y todo el flujo de trabajo de redacción, incluyendo la revisión, el marcado y la eliminación final del contenido.

Alianza entre PDFTron y SS&C Intralinks

Para abordar los desafíos comunes de la redacción, Intralinks se asoció con PDFTron, un proveedor líder de soluciones tecnológicas para documentos. Esta colaboración integra la redacción profesional basada en web directamente en las salas de datos virtuales (VDR) de Intralinks, optimizando los flujos de trabajo y reduciendo los errores.

Las características clave incluyen:

• Detección automatizada: Algoritmos de búsqueda avanzada detectan palabras clave y patrones sensibles, como números de teléfono y números de seguridad social.
• Búsquedas por expresiones regulares: Los usuarios pueden eliminar fácilmente patrones repetidos sin necesidad de conocimientos técnicos.
• Anulación instantánea de redacción: Los usuarios pueden revelar rápidamente el contenido redactado anteriormente si es necesario, sin repetir todo el proceso.

El futuro de la redacción

Intralinks y PDFTron continúan perfeccionando su tecnología de redacción, añadiendo funciones para que el proceso sea más rápido y seguro. Si tiene consejos o historias sobre redacción que desee compartir, el equipo agradecerá sus aportaciones.