就数据安全而言，时机决定一切。

任何失误——例如在错误的时机向错误的对象披露不当信息——都可能导致交易延误、估值折损甚至隐私泄露，进而引发罚款、诉讼及声誉损害。

在共享敏感信息时，掌握控制数据流向的适当工具与专业知识至关重要。这既包括对文档内容的管理，也涉及实体文件本身的管控。信息编校作为删除敏感内容的关键流程，是保障数据安全的核心手段。然而，不当的编校操作可能使企业及其客户面临风险。

本文将通过解析常见数字编校技术，提供保护敏感信息、提升处理效率并降低成本的实用策略。

典型信息编校方法

1. 打印-手动标注-扫描模式：
   该方法需打印文档、手工标记敏感内容后重新扫描编校版本。虽操作直观，但效率低下、成本高昂且易出错。校对环节尤为耗时，需人工逐页核查数百处潜在敏感信息。
2. 临时解决方案：
   团队常混合使用邮件及第三方应用等数字工具进行编校。这种杂乱的方式易导致流程混乱、进度延误及操作失误，例如向错误收件人发送未完全编校的文件。
3. 遮罩解决方案：
   部分团队使用在线工具通过注释或高亮遮盖内容。但若文档未正确转换为静态格式，敏感信息仍可能被提取。保罗·马纳福特案与杰弗里·爱泼斯坦调查中的重大编校事故，正是遮罩不当风险的典型案例。

正确实施信息编校

为在保留交互式文件格式优势的同时保护敏感信息，许多团队采用PDF进行编校。PDF格式支持交互文本、注释及完整编校流程，涵盖校对、标记与最终内容删除全环节。

PDFTron与SS&C Intralinks战略合作

为解决常见编校难题，Intralinks与文档技术解决方案领先供应商PDFTron达成合作。此项协作将专业级网页编校工具直接嵌入Intralinks虚拟数据室，大幅优化工作流并降低差错率。

核心功能包括：

• 自动检测：高级搜索算法可识别电话号码、社会安全号等敏感关键词与模式
• 正则表达式搜索：用户无需技术背景即可轻松删除重复出现的信息模式
• 即时反编校：必要时可快速恢复已编校内容，无需重复全流程操作

信息编校的未来发展

Intralinks与PDFTron持续优化编校技术，通过新增功能提升流程效率与安全性。如果您有编校技巧或案例希望分享，团队诚邀您的参与。