En matière de sécurité des données, le timing est crucial.

Une erreur, comme révéler la mauvaise information à la mauvaise personne au mauvais moment, peut entraîner des retards compromettant une transaction, une dépréciation, ou même des violations de la vie privée. Ces violations peuvent déboucher sur des amendes, des poursuites judiciaires et une atteinte à la réputation.

Lors du partage d'informations sensibles, il est crucial de disposer des bons outils et des bonnes connaissances pour contrôler le flux des données. Cela inclut la gestion du contenu des documents ainsi que des fichiers physiques eux-mêmes. L'expurgation (ou *redaction*), le processus de suppression des contenus sensibles, est une méthode clé pour garantir la sécurité des données. Cependant, une expurgation mal réalisée peut laisser les organisations et leurs clients exposés.

Cet article explore les techniques courantes d'expurgation numérique et propose des bonnes pratiques pour protéger les informations sensibles, améliorer les délais d'exécution et réduire les coûts.

Méthodes typiques d'expurgation

1. Impression, marquage manuel et numérisation :
   Cette méthode consiste à imprimer les documents, à les annoter à la main et à numériser à nouveau les copies expurgées. Bien que simple, elle est lente, coûteuse et sujette aux erreurs. La relecture est également chronophage, car elle nécessite de parcourir manuellement des centaines de passages à la recherche d'informations sensibles.
2. Solutions improvisées :
   Les équipes utilisent souvent un mélange d'outils numériques, comme la messagerie électronique et des applications tierces, pour l'expurgation. Ces méthodes désorganisées peuvent entraîner de la confusion, des retards et des erreurs, comme l'envoi de fichiers mal expurgés aux mauvais destinataires.
3. Solutions de masquage :
   Certaines équipes utilisent des outils en ligne pour masquer du contenu avec des annotations ou des surlignages. Cependant, si le document n'est pas correctement « aplat » dans un format statique, les informations sensibles peuvent toujours être extraites. Des échecs retentissants d'expurgation, comme ceux impliquant Paul Manafort et l'enquête Jeffrey Epstein, soulignent les risques d'un masquage incorrect.

L'expurgation bien réalisée

Pour protéger les informations sensibles tout en conservant les avantages des formats de fichiers interactifs, de nombreuses équipes utilisent le PDF pour l'expurgation. Les PDF prennent en charge le texte interactif, les annotations et l'intégralité du flux de travail d'expurgation, y compris la relecture, l'annotation et la suppression définitive du contenu.

Partenariat PDFTron et SS&C Intralinks

Pour répondre aux défis courants de l'expurgation, Intralinks s'est associé à PDFTron, un leader des solutions technologiques documentaires. Cette collaboration intègre directement une fonction d'expurgation professionnelle basée sur le web dans les salles de données virtuelles (VDR) d'Intralinks, rationalisant les processus et réduisant les erreurs.

Les fonctionnalités clés incluent :

• Détection automatisée : Des algorithmes de recherche avancés détectent les mots-clés et modèles sensibles, tels que les numéros de téléphone et de sécurité sociale.
• Recherches par expressions régulières : Les utilisateurs peuvent facilement supprimer des motifs répétitifs sans avoir besoin d'expertise technique.
• Dé-masquage instantané : Les utilisateurs peuvent révéler rapidement un contenu précédemment expurgé si nécessaire, sans avoir à refaire tout le processus.

L'avenir de l'expurgation

Intralinks et PDFTron continuent d'affiner leur technologie d'expurgation, en ajoutant des fonctionnalités pour rendre le processus plus rapide et plus sécurisé. Si vous avez des astuces ou des retours d'expérience à partager sur l'expurgation, l'équipe sera ravie de les recevoir.