Para a segurança de dados, o timing é tudo

Um erro, como revelar a informação errada à parte errada no momento errado, pode causar atrasos que colocam a transação em risco, reduzir sua avaliação ou até mesmo resultar em violações de privacidade. Essas violações podem acarretar multas, litígios e danos à reputação.

Ao compartilhar informações confidenciais, é fundamental contar com as ferramentas e o conhecimento adequados para controlar o fluxo de dados. Isso inclui gerenciar tanto as informações contidas nos documentos quanto os próprios arquivos. A redação de dados confidenciais, processo de remoção de conteúdo sensível, é um método essencial para garantir a segurança dos dados. No entanto, quando realizada de forma inadequada, pode deixar as organizações e seus clientes vulneráveis.

Este artigo apresenta técnicas comuns de redação digital de dados confidenciais e recomenda práticas recomendadas para proteger informações sensíveis, reduzir os prazos de execução e diminuir custos.

Métodos comuns de redação de dados confidenciais

1. Impressão, marcação manual e digitalização:
   Esse método envolve imprimir os documentos, fazer marcações manualmente e digitalizar novamente as cópias com os dados confidenciais ocultados. Embora seja simples, é lento, caro e sujeito a erros. A revisão também é demorada, pois exige verificar manualmente centenas de trechos em busca de informações confidenciais.
2. Soluções improvisadas:
   As equipes costumam utilizar uma combinação de ferramentas digitais, como e-mail e aplicações de terceiros, para realizar a redação de dados confidenciais. Esses métodos desorganizados podem causar confusão, atrasos e erros, como o envio de arquivos com informações ocultadas de forma inadequada para os destinatários errados.
3. Soluções de mascaramento:
   Algumas equipes utilizam ferramentas online para mascarar conteúdo com anotações ou destaques. No entanto, se o documento não for devidamente convertido em um formato estático, as informações confidenciais ainda poderão ser extraídas. Casos de grande repercussão envolvendo falhas na redação de dados confidenciais, como os relacionados a Paul Manafort e à investigação de Jeffrey Epstein, evidenciam os riscos de um mascaramento inadequado.

A maneira correta de ocultar dados confidenciais

Para proteger informações confidenciais e, ao mesmo tempo, preservar os benefícios dos formatos de arquivo interativos, muitas equipes utilizam PDFs para a redação de dados confidenciais. Os PDFs oferecem suporte a texto interativo, anotações e a todo o fluxo de trabalho de redação, incluindo revisão, marcação e remoção definitiva do conteúdo.

Parceria entre PDFTron e SS&C Intralinks

Para solucionar desafios comuns relacionados à redação de dados confidenciais, a Intralinks estabeleceu uma parceria com a PDFTron, fornecedora líder de soluções de tecnologia para documentos. Essa colaboração incorpora recursos profissionais de redação de dados confidenciais baseados na web diretamente às salas de dados virtuais (VDRs) da Intralinks, simplificando os fluxos de trabalho e reduzindo erros.

Os principais recursos incluem:

• Detecção automatizada: algoritmos avançados de pesquisa detectam palavras-chave e padrões confidenciais, como números de telefone e números de identificação da Previdência Social.
• Pesquisas com expressões regulares: os usuários podem remover facilmente padrões recorrentes sem precisar de conhecimentos técnicos especializados.
• Reversão instantânea da redação: os usuários podem revelar rapidamente conteúdos anteriormente ocultados, quando necessário, sem precisar refazer todo o processo.

O futuro da redação de dados confidenciais

A Intralinks e a PDFTron continuam aprimorando sua tecnologia de redação de dados confidenciais, adicionando recursos para tornar o processo mais rápido e seguro. Se você tiver dicas ou experiências sobre redação de dados confidenciais para compartilhar, a equipe agradece sua contribuição.