Muitas empresas hoje têm pouca visibilidade sobre quais ferramentas e aplicativos de compartilhamento de arquivos estão sendo usados internamente em suas organizações.

Os funcionários estão tentando finalizar e lançar os trabalhos rapidamente e, muitas vezes, usam precipitadamente ferramentas não aconselhadas pela TI - geralmente, serviços gratuitos de compartilhamento de arquivos para consumidor. Em muitos casos, a TI não está ciente de que isso está acontecendo dentro da organização.

Em um esforço para melhor entender a reação e o tratamento das empresas face à "Shadow IT", o uso de tecnologia da informação de terceiros sem o conhecimento ou aprovação do departamento de TI corporativa, realizamos uma pesquisa com a Gigaom Research e a Harris Interactive.

Como ilustrado no infográfico acima, a pesquisa revelou alguns resultados alarmantes:

• 90% do uso atual de aplicativos em nuvem acontecem sem o conhecimento do departamento de TI da empresa.
• 46% dos profissionais experientes de TI acreditam que os dados estão vazando de suas empresas devido a produtos não gerenciados de compartilhamento de arquivos.
• 84% dos profissionais experientes de TI manifestaram particular preocupação com os problemas de privacidade de dados decorrentes de produtos "freemium" de sincronização e compartilhamento de arquivos.
• 81% dos funcionários de linha de negócios admitiram usar aplicativos não autorizados de software-como-um-serviço (SaaS) no local de trabalho.
• 38% dos funcionários de linha de negócios disseram que usam aplicativos em nuvem não autorizados porque os processos de aprovação de TI são muito lentos.
• 55% das empresas com 30.000 funcionários, ou mais, proíbem expressamente o uso de soluções de compartilhamento de arquivos baseadas em SaaS.

Como resultado do uso de aplicativos não aprovados de compartilhamento de arquivos para consumidor aplicados ao compartilhamento de dados corporativos, os funcionários podem, sem saber, colocar as informações confidenciais e a conformidade da empresa em risco. Isso é confirmado por quase metade dos gerentes de TI entrevistados, que culparam os softwares não controlados de compartilhamento de arquivos pelos vazamentos de dados.

A TI deseja bloquear as soluções usadas nas organizações para ajudar a manter a segurança e a conformidade, e os usuários finais desejam usar aplicativos que tornem o trabalho mais eficiente. A simples tentativa de bloquear o acesso a serviços não aprovados não resolverá o problema de Shadow IT. Sem uma solução alternativa prática, os funcionários encontrarão outra maneira de acessar o serviço bloqueado ou podem, em vez disso, procurar outros aplicativos não aconselhados pela TI para se manterem produtivos.

Para manter as informações seguras e em conformidade, as organizações precisam tomar medidas para evitar comportamentos sem controle, estabelecendo e aplicando políticas, processos e soluções aprovadas. A Gigaom Research reuniu duas estruturas simples que os gerentes de TI podem usar para tomar decisões práticas sobre as políticas de compartilhamento de arquivos e os requisitos esperados em uma solução segura. Caso deseje saber mais sobre essa estrutura, você pode baixar uma cópia do relatório da Gigaom Research.