RPC

Anfang 2015 erkannte die globale Anwaltskanzlei Reynolds Porter Chamberlain LLP (RPC) die Notwendigkeit, umfangreiche vertrauliche juristische Informationen weiterzugeben, ohne Compliance- Verstöße oder Datenverluste zu riskieren. Die Lösung war die Bereitstellung von Intralinks VIA® für all ihre Mitarbeiter. 

Reynolds Porter Chamberlain LLP

RPC 

RPC ist eine moderne, richtungsweisende und kommerziell orientierte Großkanzlei mit Niederlassungen in London, Bristol, Hongkong und Singapur. Ihre marktführenden Anwälte bieten herausragende juristische Dienstleistungen für globale Unternehmen in zahlreichen Branchen, Sektoren und Spezialisierungen. 

Die Situation 

Seit einigen Jahren war dem IT-Team von RPC bekannt, dass alle Bereiche der Kanzlei eine sichere und praktische Möglichkeit benötigten, große Mengen digitaler Informationen weiterzugeben. 

Vor allem mussten für die Kommunikation mit Kunden regelmäßig Hunderte vertraulicher Dokumente über Onlinekanäle weitergegeben werden. Außerdem gab es Anwendungsfälle für die Dokumentenweitergabe innerhalb von RPC, die ebenfalls eine sicherere Alternative erforderten. Beispielsweise gab das Marketingteam große Dateien an eine Reihe unterschiedlicher Arten von externen Agenturen weiter und die zahlreichen Prozessanwälte der Kanzlei übertrugen fortlaufend große Mengen an elektronischen Daten. Darüber hinaus musste die Abteilung für Unternehmens- und Transaktionsrecht im Rahmen von Due-Diligence-Verfahren umfangreiche Dokumente untersuchen und weitergeben. 

RPC hatte bereits für alle Niederlassungen FTP-Server eingerichtet, aber sie waren schwierig zu verwenden und waren zwar für die geschäftlichen Teams der Kanzlei geeignet, nicht jedoch für ihre Anwälte. 

Laut Julie Berry, Director of IT and Infrastructure von RPC, „verwendeten Mitarbeiter meist E-Mails, um große Mengen vertraulicher Informationen zu übertragen. Durch eine Betrachtung des E-Mail-Datenverkehrs konnten wir erkennen, dass viele Personen Hunderte von E-Mails mit zahlreichen Anhängen versendeten. Angesichts der Größe und Anzahl dieser Dateien war das einfach nicht praktikabel.“ 

Aufgrund einer steigenden Anzahl von Gesetzen zu Datensicherheit und Datenschutz war es für RPC außerdem wichtig, Kontrolle über die Informationen zu erlangen, die nach außerhalb seiner Firewall weitergegeben wurden. Dies bedeutete, dass Consumer File Sharing Tools nicht verwendet werden konnten, um vertrauliche Informationen zu schützen. 

„Anwälten muss bewusst sein, dass diese Lösungen nicht für das Geschäftsumfeld geeignet sind und dass sie nicht verwendet werden sollten, um vertrauliche geschäftliche Informationen weiterzugeben“, sagt Berry. 

„Auch wenn es vielleicht ihr iPad ist, gehören die weitergegebenen Informationen nicht ihnen, und sie müssen sie sicher und verantwortungsvoll übertragen.“ 

RPC verfügte zwar über einige Möglichkeiten, die versehentliche Weitergabe sensibler Informationen der Kanzlei oder ihrer Kunden zu verhindern, wie Blacklists oder sogar das Blockieren kostenloser Collaboration Tools – aber diese Möglichkeiten reichten nicht aus, um das Problem zu lösen. 

Stattdessen entschied sich RPC für eine Alternative zu E-Mails und Consumer- Plattformen, die sowohl eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche als auch speziell auf Unternehmen zugeschnittene Sicherheitsfunktionen umfasst. 

Lösung 

„Anwaltskanzleien unterliegen zahlreichen Vorschriften“, erklärt Berry, „und fordern daher nachweisbare Sicherheit bei der Handhabung von Kundendaten.“ 

Da angesichts der riesigen Datenmengen Sicherheit und Nutzbarkeit gleichermaßen wichtig waren, benötigte die Kanzlei eine gehostete Lösung, die zentral verwaltet werden konnte und die den Mitarbeitern mühelosen Zugriff und einfache Bedienung ermöglichte. 

Intralinks VIA® entsprach den Anforderungen von RPC an eine Lösung, mit der große Datenmengen an einen sicheren Speicherort hochgeladen werden können, von dem die Empfänger sie wiederum so lange herunterladen können, bis sie nach einem angegebenen Zeitraum nicht mehr zur Verfügung stehen. 

RPC informierte sein IT-Servicedesk und sein Reprografie-Team über die neue Technologie und ihre Möglichkeiten. Außerdem wurden diese Informationen über die hauseigenen Anwälte, das IT-Forum und die Ressourcenmanager verbreitet. 

Vorteile 

Intralinks VIA wird zurzeit von der Kanzlei verwendet, um große Mengen von Dokumenten zu übertragen. 

Die Lösung erfüllt die Sicherheitsanforderungen von RPC ebenso wie die Anforderungen an den einfachen Umgang mit großen Datenmengen. 

„Seit wir diese Lösung eingerichtet haben,“ berichtet Berry, „können unsere Anwälte ihren Kunden mitteilen, dass wir bei Bedarf einen Speicherort einrichten können, an den sie Dokumente hochladen können und von dem wir sie herunterladen können.“ 

„Dies hat vor allem ein seit Langem vorhandenes Ärgernis behoben“, fährt sie fort. 

„In Bezug auf die sich weiterentwickelnden geschäftlichen Anforderungen ist dies für unsere Kanzlei eine genauso offensichtliche Lösung wie zuvor eine Frankiermaschine oder ein Vertrag mit dem britischen Kurierdienst DX. Diese Technologie ist das sichere moderne Äquivalent der Versendung von Dokumenten in einem Kurierwagen.“

28. April 2016